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Come creare un diario utilizzando Microsoft Excel

Un journal è un foglio di calcolo che tiene traccia delle transazioni in ordine cronologico, man mano che si verificano. Il giornale di registrazione include le seguenti informazioni: data, conto e importo dell'addebito o dell'accredito sul conto. Le informazioni opzionali sul journal includono numeri di riferimento (numeri di fattura o assegno, ad esempio) e memo per descrivere la transazione. Un giornale di registrazione generale verrebbe utilizzato per tutte le transazioni. Riviste speciali per tipi specifici di transazioni possono includere un giornale di contabilità fornitori, un giornale di contabilità clienti e /o un giornale di cassa. Le informazioni contenute in queste riviste speciali verrebbero anche inserite nel journal generale.

Apri un nuovo file Excel. Dal menu, selezionare "File". Dall'elenco a discesa, selezionare "Salva con nome". Nella finestra pop-up, digitare il nome del file e fare clic su "Salva". Qui, il file era denominato "Foglio di calcolo contabilità fornitori . ”

Cambia il layout del foglio di lavoro selezionando“ File ”dal menu. Dall'elenco a discesa, selezionare "Imposta pagina". Nella finestra a comparsa, nella scheda "Pagina", sezione "Orientamento", selezionare il pulsante di opzione "Orizzontale". Seleziona "OK".

Aggiungi linee di griglia al foglio di lavoro selezionando "File" dal menu. Dall'elenco a discesa, selezionare "Imposta pagina". Nella finestra a comparsa, nella scheda "Foglio", sezione "Stampa", selezionare la casella di controllo "Griglia". Selezionare "OK".

Per stampare le intestazioni di colonna su tutte le pagine del giornale stampato, selezionare "File" dal menu. Dall'elenco a discesa, selezionare "Imposta pagina". Nella finestra a comparsa, nella scheda "Foglio", sezione "Stampa titoli", immettere "$ 1: $ 1" nel campo "Righe da ripetere in alto". Selezionare "OK".

Formattare la larghezza della colonna facendo clic con il pulsante sinistro del mouse sull'intestazione della colonna e selezionando "Formato" dal menu. Dall'elenco a discesa, selezionare "Colonna". Dall'elenco a discesa, selezionare "Larghezza". Per la colonna A, immettere "10" per la larghezza. Per le colonne da B a D, immettere "20" per la larghezza. Per la colonna F, immettere "30" per la larghezza. Per la colonna G, immettere "15" per la larghezza.

Nella prima riga, etichettare le colonne come segue: A-Date, B-Account, C-Debit, D-Credit, E-Memo, F -Riferimento. Selezionare la prima riga facendo clic con il tasto sinistro del mouse sul leader della riga (1). Metti in grassetto le etichette delle colonne tenendo premuti contemporaneamente i tasti “Ctrl” e “B”.

Formatta la colonna “Data” facendo clic con il tasto destro del mouse sull'intestazione della colonna (A). Nell'elenco a discesa, selezionare "Formato celle". Nella finestra a comparsa, selezionare "Data" dall'elenco "Categoria:". Nell'elenco "Tipo", selezionare il formato data desiderato. Qui è stato scelto il tipo “* 3/14/2001”. Seleziona "OK".

Allinea a sinistra la colonna "Account" facendo clic con il pulsante sinistro del mouse sull'intestazione della colonna (C). Nell'elenco a discesa, seleziona "Celle". Nella finestra a comparsa, nella scheda "Allineamento", sezione "Allineamento testo", seleziona "Sinistra (rientro)" nel campo "Orizzontale:". Seleziona "OK".

Formatta le colonne "Debito" e "Credito" facendo clic con il pulsante destro del mouse sulle intestazioni delle colonne (D ed E). Nell'elenco a discesa, selezionare "Formato celle". Nella finestra a comparsa, selezionare "Contabilità" dall'elenco "Categoria:". Seleziona "OK".

Nella cella B2, inserisci la seguente formula: "== IF (C2 & gt; 0, G2, REPT (" ", 5) & G2)." Copia questa formula verso il basso attraverso il foglio di lavoro.

Nella parte inferiore dell'ultimo foglio del journal, inserisci le seguenti informazioni: Nella colonna A, inserisci l'etichetta "Subtotali"; nella colonna D, inserire la formula "= SOMMA (D2: D36)", dove D36 è l'ultima voce nella colonna "Debito"; nella colonna E, immettere la formula "= SOMMA (E2: E36)", dove E36 è l'ultima voce nella colonna "Credito"; nella colonna F, inserire l'etichetta "Totale"; nella colonna G, inserisci la formula "= D37-E37", dove D37 è la cella finale nella colonna "Debito" ed E37 è la cella finale nella colonna "Credito".

Per impostare l'area di stampa , seleziona "File" dal menu. Dall'elenco a discesa, selezionare "Imposta pagina". Nella finestra a comparsa, nella scheda "Foglio", nella sezione "Area di stampa", digitare "A: F". Selezionare "OK".

Man mano che si verificano transazioni di credito e debito, inserire i dati nelle colonne appropriate nella successiva riga disponibile. Non inserire i dati nella colonna B; copia la formula dalla cella in alto. Ciò allinea correttamente le informazioni dell'account, i rientri dei crediti e lasciando i debiti allineati.

Suggerimenti

Potrebbe essere necessario personalizzare le larghezze delle colonne in base alla larghezza dei dati immessi nelle colonne.

 

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