Poiché i formati di record elettronici cambiano così rapidamente e i formati di file possono essere aperti solo da alcuni programmi, c'è stata una riluttanza a fare affidamento su programmi software proprietari per archiviare documenti elettronici. Sebbene il formato PDF sia stato inventato da Adobe, le specifiche per la lettura e la modifica di un documento PDF sono disponibili per gli sviluppatori di terze parti e gli utenti non devono fare affidamento su Adobe per aprire i documenti. Per questo motivo, gli archivisti hanno iniziato a fare affidamento sul formato di file PDF /A per l'archiviazione di record elettronici.

Passaggio 1

Comprendere la differenza tra un normale PDF e PDF /A. Secondo l'Organizzazione internazionale per la standardizzazione, PDF /A è un formato di file basato su PDF, che "fornisce un meccanismo per rappresentare i documenti elettronici in modo da preservarne l'aspetto visivo nel tempo, indipendentemente dagli strumenti e dai sistemi utilizzati per creare, archiviare o il rendering dei file ". Un file PDF /A è un PDF permanente formattato in modo tale da poter essere recuperato nella stessa forma per un lungo periodo di tempo.

Passaggio 2

Apri il documento PDF in cui desideri archiviare Adobe Acrobat 8.0 o versioni successive o un editor di fonti di terze parti. Consulta le risorse 1 per un elenco completo del software di creazione PDF.

Passaggio 3

Controlla quali elementi sono presenti nel PDF. Perché un PDF sia compatibile con il formato PDF /A, deve essere contenuto al 100%, il che significa che non è necessario alcun elemento esterno per visualizzare il documento. Caratteri, immagini, grafica e colore devono essere incorporati nel documento. In Adobe Distiller, fai clic su Impostazioni nella parte superiore della barra dei menu e seleziona Modifica impostazioni PDF. Qui avrai la possibilità di incorporare immagini e colori dei caratteri. Gli elementi video e audio non possono essere inclusi nel PDF /A.

Passaggio 4

Immettere i metadati nel documento in modo che possano essere ricercati. I metadati PDF includono parole chiave, la versione del PDF utilizzato e il nome del programma che ha creato il documento PDF. Per inserire i metadati in Adobe Acrobat, fare clic su Avanzate nella barra degli strumenti in alto. Dal menu a discesa, fai clic su Metadati documento.

Salva il documento in un archivio. Un archivio può essere un server esterno sicuro, un disco rigido o un DVD dorato. Il supporto che decidi di archiviare il tuo PDF di archivio dipenderà da ciò che è più sicuro in ufficio o in famiglia.

Avviso

I file PDF /A possono essere più grandi dei normali file PDF perché tutto è inserito.

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