L'e-mail, utilizzata in modo efficace, può essere un metodo economico ed efficiente per la comunicazione all'interno delle aziende. Tuttavia, molte cose possono andare storte lungo la strada, a causa della natura della posta elettronica. Una politica e-mail completa può aiutare a definire il corretto utilizzo della posta elettronica, ma anche fare questo passo lascia comunque spazio a inefficienze e lacune nelle comunicazioni.
Cattiva comunicazione
La posta elettronica, come forma di comunicazione scritta, non arriva con gli importanti segnali non verbali responsabili di gran parte della nostra comprensione. Di conseguenza, il sarcasmo, l'umorismo e le forti emozioni spesso non si incontrano bene per il lettore. A volte funziona in modo opposto, con il lettore che attribuisce emozione a qualcosa che non è stato scritto con quell'intenzione. Coloro che non hanno familiarità con l'e-mail possono cadere in caratteri maiuscoli o usare punteggiatura eccessiva per evidenziare qualcosa, senza rendersi conto che quegli elementi portano emozione. Questo può portare a comunicazioni errate che possono danneggiare inutilmente le relazioni di lavoro.
Perdita di tempo
La posta elettronica rappresenta un'opportunità di distrazione sul lavoro. I dipendenti possono utilizzare in modo improprio l'e-mail di lavoro per inviare note personali o battute in ufficio. Anche se l'e-mail rimane pertinente al lavoro, tuttavia, può essere una distrazione. Supponiamo che tu stia lavorando a un progetto, ad esempio, e che il tuo client di posta elettronica sia aperto sul desktop - se leggi ogni e-mail che arriva, rispondendo ad alcuni - un progetto che potrebbe richiedere due ore ora potrebbe richiedere quattro. Sebbene il controllo della posta elettronica una o due volte al giorno possa essere più efficiente e sufficiente, molti ritengono che potrebbero perdere qualcosa di importante se non controllano costantemente la posta in arrivo.
Problemi di disconnessione
Un vantaggio della posta elettronica è che puoi accedervi facilmente da qualsiasi luogo con una connessione Internet. Anche per alcune aziende questo può essere un grave inconveniente, che minaccia l'equilibrio tra lavoro e vita privata dei dipendenti. Quei dipendenti che rimangono sempre connessi al lavoro si esauriranno più rapidamente di quelli che si prendono del tempo da soli. Potrebbero non trascorrere del tempo di qualità con le loro famiglie o amici e, di conseguenza, potrebbero sentirsi più stressati e meno soddisfatti.
Registro permanente
Chi utilizza la posta elettronica per le comunicazioni all'interno delle aziende deve avere cura di mantenere la corrispondenza civile e chiaro. Con l'e-mail diventa facile scrivere una risposta rapida e arrabbiata e inviarla senza pensarci troppo. Quella risposta rapida e ostile è ora nel registro; non puoi riprenderlo. Se i dipendenti o i datori di lavoro lo portano al livello successivo e dicono qualcosa di offensivo o inappropriato, che potrebbe essere utilizzato come motivo per licenziare o persino come prova contro di loro in tribunale. L'email aggiunge un livello di disimpegno, dando alle persone il coraggio di dire cose che potrebbero non dire di persona o per telefono.
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