La diffusa acquisizione di documenti ha creato nuove opportunità per la memorizzazione dei dati su computer e la condivisione delle informazioni con la gente in luoghi lontani . Al tempo stesso , si pone una serie di sfide che devono essere considerati con attenzione dai responsabili della definizione delle politiche riproduzione di documenti . Alcune delle sfide che sono tangibili e può essere visto nel brevissimo termine , altri sono intangibili e sono evidenti solo nel lungo periodo. Danni alle Documenti Fragile

Scanning presenta un pericolo concreto per i documenti fragili , che possono essere facilmente danneggiati nel processo di gestione e loro appiattimento sulle superfici in vetro di scanner . La scansione può anche danneggiare i documenti fragili esponendoli a luce intensa , che è noto per essere dannosi per la carta . Secondo l'International Records Management Trust : " L' azione migliore è quella di fare una copia originale del documento originale e utilizzare tale copia per effettuare copie aggiuntive, invece di copiare l'originale più volte . "
Danni volumi rilegati

molti scanner possono causare danni irreparabili alle spine di volumi rilegati , come la maggior parte dei volumi rilegati non possono essere posati senza subire danni. Alcuni scanner moderni permettono di volumi rilegati da sottoporre a scansione in una posizione a faccia in su e compensare pagina curvatura , ma questi scanner sono costosi e non molto diffuso. L'Archivio Nazionale degli Stati Uniti ha emesso un divieto totale sulla scansione di volumi rilegati .
Diminuzione dei diritti di proprietà intellettuale

Quando si esegue la scansione di un documento raro e fate a disposizione su un sito web , si corre il rischio che qualcuno appropriarsi il file e usarlo per i suoi scopi . Anche se il documento acquisito non viene messo a disposizione su un sito web , il server su cui risiede può essere violato e il documento rubato. In entrambi i casi , la scansione espone la proprietà intellettuale di furto e abuso. Se l'immagine è su un sito web , è possibile aggiungere una filigrana digitale visibile ( come ad esempio " Proprietà di XYZ Studios ") per l'immagine . Una parola di cautela è in ordine : Un timbro proprietà che viene aggiunto digitalmente ad una immagine può essere rimosso digitalmente
pericolo di obsolescenza digitale

Come chiunque abbia scoperto . un vecchio floppy disk e ha cercato senza successo di leggerlo sa , non vi è alcuna garanzia che l'hardware e il software per visualizzare il documento scansionato saranno disponibili in futuro . Questo problema , noto come " obsolescenza digitale", è stata oggetto di molte discussioni da bibliotecari e archivisti . La soluzione più ovvia è quella di aggiornare i file per l'ultima generazione di standard di archiviazione dei dati su una base continua .

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