Se hai un problema con una persona o un'azienda, scrivere un'e-mail di reclamo può aiutarti a risolverlo. Scrivere un'email di reclamo può anche farti esprimere insoddisfazione per un problema pubblico che è troppo grande per essere risolto da solo. Scrivendo una e-mail, è possibile indirizzare il reclamo direttamente ai responsabili che possono risolvere il problema. Se vuoi che il tuo reclamo venga letto e preso sul serio, tuttavia, devi imparare come scrivere un'e-mail di reclamo efficace.
Trova la persona migliore a cui rivolgere il tuo reclamo. Ad esempio, se hai un reclamo su un'azienda, chiama o controlla il sito Web per trovare l'indirizzo e-mail per i reclami dei clienti. Se invii l'e-mail di reclamo all'indirizzo errato, questa potrebbe essere ignorata.
Cerca il modulo corretto per il reclamo. Alcune grandi organizzazioni ti chiederanno di compilare un modulo di reclamo o di richiedere particolari tipi di documentazione a supporto del tuo reclamo. È possibile trovare queste informazioni visitando il sito Web dell'organizzazione o chiamando il numero di contatto elencato sul sito Web. Seguire le procedure in atto faciliterà la lettura e la risoluzione del reclamo da parte dell'organizzazione.
Indica lo scopo dell'e-mail di reclamo. Questa dovrebbe essere la prima o due frasi dell'email per attirare l'attenzione del lettore. Se impieghi troppo tempo per arrivare al punto, potrebbe iniziare a scremare o presumere che l'e-mail non sia molto importante.
Spiega e supporta il tuo reclamo. Sii specifico. Ad esempio, se non sei soddisfatto del prodotto di un'azienda, indica esattamente cosa non andava.
Allega foto, ricevute e altre informazioni di supporto pertinenti alla tua e-mail. Prendi nota, nel paragrafo che spiega il tuo reclamo, che sono allegate informazioni aggiuntive.
Descrivi in dettaglio una soluzione. Ancora una volta, sii specifico su cosa dovrebbe essere fatto. Ad esempio, richiedere un rimborso o una sostituzione per un prodotto difettoso. Notare la soluzione desiderata aiuterà a risolvere il problema più facilmente.
Richiedi una risposta. Includi il tuo nome, indirizzo postale e numero di telefono alla fine della tua e-mail per facilitare il contatto con il lettore. Chiedere una risposta mostra che prendi sul serio il tuo reclamo, specialmente se richiedi una risposta entro un certo periodo di tempo.
Controlla la tua e-mail prima di inviarla per assicurarti che sia concisa, accurata e priva di ortografia ed errori grammaticali. Le e-mail di reclamo con errori sembrano poco professionali, mentre le e-mail di reclamo correttamente formattate e corrette aiuteranno il tuo reclamo a essere preso sul serio.
Suggerimenti
Sii educato. Rudeness mette il lettore sulla difensiva, il che potrebbe renderla meno incline ad aiutarti. Sii conciso. Le persone che ricevono reclami sono occupate; informazioni estranee e sconclusioni renderanno più difficile per loro prestare attenzione alla tua e-mail. Scopri quali passaggi aggiuntivi intraprendere. Se il problema nell'e-mail di reclamo non viene risolto, prova a presentare il reclamo a qualcuno di livello superiore dell'organizzazione o a parlare con un avvocato.
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