La comunicazione tra dipendenti e partner commerciali può talvolta creare problemi. Potresti non avere la possibilità di impostare un luogo che può ospitare tutti i soggetti coinvolti nelle discussioni e potresti non avere la possibilità di visualizzare correttamente le informazioni. Per risolvere questo problema, molti uffici utilizzano le chiamate in conferenza. In passato i sistemi operativi Windows il programma NetMeeting ha facilitato molte di queste esigenze. In Windows 7, il nome di quel programma è cambiato in Microsoft Live Meeting, ma ha ancora lo stesso scopo. Puoi configurare ed eseguire Microsoft Live Meeting in pochi semplici passaggi.
Chiedi ai tuoi dipendenti di scaricare Microsoft Live Meeting. Per eseguire una riunione di successo utilizzando Microsoft Live Meeting, è necessario assicurarsi che tutti i dipendenti e tutti gli altri partecipanti alla teleconferenza abbiano installato Microsoft Live Meeting sul proprio computer. Se Live Meeting non è installato sul proprio computer, non potranno accedere alla chiamata in conferenza.
Invia un invito via e-mail. Microsoft Live Meeting consente di inviare un invito e-mail alle persone a cui si desidera partecipare alla teleconferenza. L'invito fornisce un collegamento alla riunione e l'ora di inizio della riunione. Nel menu principale di Live Meeting, fai clic sull'opzione "Pianifica una riunione". Viene quindi visualizzata una finestra che richiede la descrizione e l'ora della riunione. Dovrai quindi aggiungere gli indirizzi email di chi vuoi partecipare alla riunione. Inserisci gli indirizzi e-mail e fai clic su Invia per inviare l'invito.
Prepara i tuoi punti di discussione e i tuoi aiuti audio e visivi. Nel riquadro dei contenuti di Live Meeting avrai la possibilità di attivare i file presenti sul tuo computer durante la riunione che gli altri membri possono vedere. Crea una cartella sul tuo computer per organizzare i tuoi contenuti audio e visivi. Ciò renderà il contenuto facilmente accessibile durante la riunione.
Avere la riunione. Quando arrivano la data e l'ora della riunione, aprire Microsoft Live Meeting, aprire i file e le note della riunione, quindi discutere gli argomenti della riunione una volta arrivati gli inviti alla riunione.
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