Il pulsante di voto di Outlook fornisce un modo conveniente per inviare elementi per l'approvazione ai supervisori o ai membri del team. Quando il destinatario vota per una delle scelte, Outlook tiene traccia della risposta e consente di visualizzare un riepilogo di tutte le risposte a un messaggio specifico. Puoi eseguire il polling di una singola persona o di un intero gruppo, fornendo opzioni semplici come "Approva /Rifiuta" o opzioni più complicate che ti crei.
Requisiti
Per tenere traccia degli articoli inviati per un approvazione o voto, il tuo account di posta deve essere su un server Microsoft Exchange. I server Exchange vengono generalmente utilizzati in ambienti di ufficio; i tuoi account di posta elettronica domestici e personali probabilmente non usano un server Exchange a meno che tu non abbia impostato l'account attraverso il tuo lavoro o la tua scuola. Inoltre, i destinatari dell'email devono utilizzare Outlook 2003 o versione successiva per esprimere un voto, anche se non hanno bisogno di un account Exchange se ricevono solo il messaggio.
Invio della richiesta di approvazione
L'invio della tua richiesta e-mail utilizzando la funzione di monitoraggio è abbastanza semplice: componi il tuo messaggio e-mail come faresti normalmente, inclusa la domanda o il documento per il quale richiedi l'approvazione. Passa alla scheda "Opzioni" e fai clic su "Usa pulsanti di voto" sulla barra multifunzione. Outlook visualizza le opzioni che puoi offrire ai destinatari. Dagli una scelta per approvare o rifiutare o richiedere un semplice Sì, No o Forse. Puoi anche selezionare "Personalizzato" per fornire le tue opzioni; inserisci semplicemente le opzioni nel campo "Usa pulsanti di voto" nella schermata successiva, separando ogni opzione con un punto e virgola.
Uso dei pulsanti di voto
Quando il destinatario apre il tuo messaggio in Outlook, vedrà un avviso in alto che gli dice che il messaggio include pulsanti di voto. Facendo clic sull'avviso in Outlook 2013 e Outlook 2010, il destinatario può visualizzare le opzioni di voto e fare clic su una. Nelle versioni 2007 e 2003, le opzioni di voto appaiono sulla barra degli strumenti. Dopo che la persona ha espresso il proprio voto, Outlook invia automaticamente una risposta al mittente originale avvisandolo della selezione.
Traccia i risultati
Oltre a poter tracciare i risultati dalle righe dell'oggetto, puoi visualizza una tabella che mostra un riepilogo delle risposte a una singola domanda. Questa funzione è particolarmente utile quando si invia una domanda a un gruppo di grandi dimensioni. Apri semplicemente una delle risposte alla tua domanda e fai clic sulla risposta della persona nella parte superiore del messaggio. Outlook visualizza un'altra opzione per "Visualizza le risposte alle votazioni". Fai clic sull'opzione per visualizzare tutti i voti, le approvazioni o i rifiuti inviati per questa domanda specifica.
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