installare il driver software fornito con lo scanner al computer lo scanner si collega . Se si utilizza uno scanner di rete , potrebbe essere necessario installare il driver su ogni computer che utilizza lo scanner stesso, ma non tutti i computer che ha bisogno di visualizzare i documenti . Seguire tutte le istruzioni del pacchetto e le istruzioni su schermo per assicurarsi che il software dello scanner è stato installato correttamente .
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Avviare il software dello scanner con un doppio clic sulla sua icona sul tuo computer . La maggior parte del software dello scanner dispone di impostazioni che vi permetteranno di salvare le scansioni in determinati formati di file, quali PDF , JPG e DOC .
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Clicca sull'opzione PDF , se si desidera eseguire la scansione di documenti in modo mantengono tutte le loro caratteristiche visive tra parole e immagini . Non sarà in grado di modificare questi documenti senza un editor di PDF , ma sarete in grado di visualizzare e condividere con qualsiasi computer che disponga del software gratuito Adobe Acrobat Reader . Impostare le opzioni PDF per la dimensione e la risoluzione che si desidera come scansione standard . Il software può anche permettere di scegliere una posizione predefinita in cui verrà salvato tutti i file PDF . Scegliere una posizione che è facile da trovare , ad esempio una cartella sul desktop .
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Fare clic sul testo , Word o icona OCR . Imposta il tuo preferito documento dimensioni, risoluzione e la posizione predefinita per i documenti che si desidera eseguire la scansione in modo che siano modificabili in un word processor . Se tutti nella vostra azienda usa lo stesso programma di elaborazione testi , avere i file salvati in formato che di processore. In caso contrario , il salvataggio dei file in formato Rich Text Format ( . Rtf) è meglio , come questo può essere letto dalla maggior parte dei programmi di videoscrittura.
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Fare clic sull'opzione per le scansioni personalizzate e impostare qualsiasi altra scansione comune attività che si intende svolgere , come ad esempio una scansione PDF 2 - da-3 - pollici per biglietti da visita o le posizioni dei file separati per le scansioni per essere salvati e conservati .
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prova ogni impostazione di scansione appropriato tipo di documento attraverso lo scanner , quindi controllare la posizione del file per assicurarsi che ha salvato correttamente . Il software OCR non è al 100 per cento accurate , in modo da controllare sempre i file OCR per gli errori , soprattutto quando si utilizzano bordi o caratteri non comuni .
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Informare il resto del personale dell'ufficio in cui è memorizzato ogni tipo di file e come utilizzare lo scanner in modo corretto.
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Eseguire il backup del computer che memorizza i documenti regolarmente . Ciò non mancherà di tenere una copia dei documenti scansionati in caso di guasto del computer .
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