Impostazione di utenti in QuickBooks

E 'l' amministratore che deve impostare ogni utente in un file di società QuickBooks . Mantenere gli utenti separato sarà di aiuto nel determinare quale utente ha inserito o eliminato quale transazione . E 'essenziale nella investigare potenziali voci fraudolenti . Ci sono un paio di fatti da ricordare nella creazione di utenti . In primo luogo , se uno degli utenti stanno per essere operativo nel software contemporaneamente , avrete bisogno di una licenza separata per ciascuno di essi. In secondo luogo , è possibile avere tanti profili utente diversi come è necessario fintanto che sono in programma in tempi diversi . Istruzioni
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cliccare sul pulsante "Società" nella barra del menu in alto della schermata iniziale QuickBooks . Scorrere verso il basso il pulsante "Configura Utenti" e fare clic su di esso. Per aggiungere un nuovo utente, fare clic sul pulsante " Aggiungi utente " . Immettere il nome utente nella casella "Nome" , e poi hanno all'utente di creare una password e inserire in entrambe le caselle "Password" . Fare clic su " OK" e l'utente sarà aggiunto .
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Fare clic sul pulsante "Modifica utente". E 'qui che si sarà in grado di limitare la capacità di ogni utente di accedere a porzioni di QuickBooks . La prima schermata di accesso avrà tre opzioni . Se l'utente deve poter accedere a tutte le aree , selezionare il pulsante nella parte superiore e fare clic su "Avanti ".

Se l'accesso dell'utente deve essere limitata in base alla sua descrizione del lavoro , scegliere la seconda opzione " Aree selezionate di QuickBooks "e fare clic su " Avanti ".
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Scegli le opzioni di accesso . Ci sono dieci sale , ognuna delle quali limiti o consente l'accesso di un determinato utente di quella zona. Ci sono tre opzioni per ogni zona , tra cui il "Nessun accesso ", " pulsanti di accesso selettivo " Full Access "e" . La prima finestra è per le vendite e ai crediti . Una persona di vendita dovrà essere in grado di creare fatture, ricevute di vendita, e ordini di vendita per i clienti . Qualcuno assunto per lavorare nel magazzino deposito di stoccaggio non. Ha scelto l'opzione " accesso selettivo " e decidere se l'utente dovrebbe essere in grado sia di creare sia le operazioni di stampa. C'è anche la possibilità di dare all'utente l'accesso per visualizzare i dettagli completi dei clienti di carte di credito .
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Scegli l'accesso degli utenti per l'acquisto e conti da pagare . Una persona di vendita in genere non è responsabile per l'ordinazione di inventario o pagare le bollette , e quindi non avrebbe bisogno l'accesso a questa zona. Un gestore di magazzino , d'altra parte, può essere in grado di . Fare clic sul pulsante "Avanti" .
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Scegli l'accesso degli utenti per le attività bancarie . In generale , questo dovrebbe essere riservato per l'amministratore o di gestione . Fare clic sul pulsante "Nessun accesso" e poi " Avanti ".
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Fare clic sul pulsante appropriato per l'accesso alle funzioni di inventario . Warehouse dipendenti che ricevono dovrebbero essere in grado di inserire gli ordini di acquisto , ricezione merce , regolare inventario e di eseguire report . Fare clic su " Avanti ".
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Fare clic su " Nessun accesso " per il Time Tracking . Questa è un'altra caratteristica che dovrebbe essere riservato per la gestione o proprietari . Fare clic su " Avanti ".
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Fare clic su " No Access " a meno che questo utente è responsabile per l'inserimento dei dati del libro paga o dipendente . Se lei è , si può scegliere l'opzione " accesso selettivo " e consentire solo lei a creare una transazione , come una busta paga , senza la possibilità di stampare tale stipendio. Fare clic su "Avanti ".
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Fare clic sull'opzione "Nessun accesso" per i prossimi due aree . Questo è " Sensibili contabili Attività" e "sensibili Financial Reporting ", che permettono all'utente di effettuare le voci generali di giornale o trasferire fondi tra conti . Queste funzioni sono per la gestione superiore o proprietari . Fare clic su "Avanti ".
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Clicca sull'opzione " No" in questa nona zona , la "Modifica o eliminazione di transazioni " finestra . Ricordate che la pista di controllo tiene traccia di tutte le transazioni modificati o eliminati , per cui è ipotizzabile che questa opzione può essere consentito . Fare clic su " No" per la seconda domanda sulla modifica o l'eliminazione di transazioni registrate entro la data di chiusura . La modifica di queste operazioni può avere conseguenze fiscali negative come dover presentare le dichiarazioni modificate di ogni modifica. Fare clic su " Avanti ".
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Fare clic sul pulsante "Fine" dopo aver esaminato la tabella di accesso degli utenti al centro della finestra. Ora avete impostato l'account utente ed è pronto per l'accesso .