Come migliorare un database di Excel

Microsoft Excel può essere uno strumento molto utile per la progettazione di entrambi i fogli di calcolo e database . L'ampia varietà di formati disponibili per l'utente di Excel rende il programma utile per la visualizzazione di dati finanziari complessi in modo che anche gli utenti non tecnici possono capire . Mantenere gli utenti non tecnici in mente può aiutare a progettare un database di facile utilizzo di Excel che ancora fornisce tutte le funzionalità di cui hai bisogno. Istruzioni
1

Commenta le colonne del database di Excel e cercare eventuali cellule che mostrano come " # # # # # # # # ". Questa è un'indicazione che la colonna è troppo stretta per visualizzare tutto il testo . Per allargare la colonna , è sufficiente posizionare il cursore in alto a destra della colonna inferiore e trascinarlo verso destra . Continuare ridimensionando le colonne fino a quando tutti i dati vengono visualizzati in modo corretto.
2

Modificare le intestazioni di colonna per essere più descrittivo. Come l'autore del database , si può sapere esattamente quali sono i dati di visualizzazione di ciascuna colonna , ma gli altri che accedono potrebbe non avere lo stesso livello di conoscenza . Effettuare le intestazioni di colonna più descrittivo possibile , e usare tutto lo spazio di cui hai bisogno per fare quelle intestazioni di colonna utili per gli utenti finali .
3

proteggere eventuali cellule di database che contengono formule . Un utente potrebbe inavvertitamente modificare un valore di cella e distruggere la formula sottostante . Questo potrebbe significare ore di lavoro da parte vostra per riparare i danni e ottenere il database di Excel per visualizzare le informazioni che si desidera. Se gli utenti non hanno bisogno di apportare modifiche al documento , è possibile proteggere l'intero file richiedendo una password per effettuare gli aggiornamenti .
4

cambiare il formato dei campi numerici per essere più utile alla fine utenti . Utilizzare il formato valuta per tutti i dati finanziari , e visualizzare posizioni decimali come necessario. Il formato predefinito per i numeri non è molto utile , in modo da passare a un formato migliore in base al contenuto della colonna .
5

utilizzare la formattazione condizionale per visualizzare i numeri negativi in rosso e fare altri dati importanti spiccano . Ad esempio , è possibile visualizzare le vendite al di sopra di $ 1.000 in verde brillante per attirare più attenzione a quelle figure importanti .
6

Aggiungi tabelle e grafici per il vostro database di Excel . Documenti di Excel sono grandi per la comunicazione di informazioni , ma non sono sempre di facile utilizzo . Visualizzazione delle informazioni graficamente rende più facile per tutti gli utenti a capire .