L'accesso è il modo migliore per gestire i dati strutturati, ovvero i dati organizzati in modo da facilitarne la ricerca e l'ordinamento. Questo tipo di dati include cose come nomi, indirizzi, numeri di telefono e date. Access può gestire anche alcuni dati non strutturati, come testo e immagini, ma non è adatto a questo tipo di dati come altri programmi.