Come formattare un report di output per PDF

A PDF , o Portable Document Format , è un formato standard che consente agli utenti di condividere documenti tra diversi computer e sistemi operativi. Un PDF avrà lo stesso aspetto su tutti i computer , anche quelli con caratteri diversi o driver di stampa installati . Assemblaggio dei componenti di output per un report e la formattazione di loro come un file PDF è facile da fare se si ha il software giusto . Cose che ti serviranno
Microsoft Office 2007 e Adobe Acrobat
o
ScanToPDF software
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Formato report Utilizzo di Microsoft Office 2007
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Formattare il rapporto con il minor numero di pezzi separati della suite di software per ufficio più possibile . Ad esempio , se si dispone di uno o due diapositive di PowerPoint , ma molte pagine di testo , è possibile inserire le diapositive in un documento di Word o Publisher . Esportare ogni diapositiva come un file JPG , poi metterli su una pagina vuota nel documento Word o Publisher . Copiare una tabella da Excel e collocarlo in un documento Word o Publisher in un modo simile .
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pianificare l'intero documento . Decidere quali pagine andranno dove , se hanno bisogno di numeri di pagina e l' orientamento di ogni pagina . Questo vi aiuterà a decidere il numero di file in formato PDF è necessario . Se avete bisogno di una tabella di contenuti , formato che quasi all'inizio del primo file di Word o Publisher .
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ogni componente di Office che si utilizza , salvare l' output del report in formato PDF file. In Access , Excel , Powerpoint e Word , farlo cliccando sul pulsante "Microsoft Office " in alto a sinistra ( rotonda con un logo colorato) . Selezionare " Salva con nome" dal menu e scegliere PDF . Digitare il nome del file e verificare che il file viene salvato nella posizione che si preferisce. Se una parte del vostro rapporto è stato creato in InfoPath , OneNote e Publisher , cercare il " Pubblica come PDF" o "Esporta " nel menu File e assicurarsi di salvare il file come un tipo PDF.
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stampare ciascun file PDF e organizzare le pagine in ordine è necessario . Questo è un passaggio facoltativo , ma è sempre bene di stampare un file e correggere le bozze prima di salvare la copia finale e distribuirlo elettronicamente .
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Usa Adobe Acrobat per raggruppare i file PDF in un unico file . Se si dispone di Acrobat 9 o superiore , è possibile creare un gruppo di file che diventano un unico file PDF utilizzando la funzione di portfolio PDF .
Utilizzare ScanToPDF per formattare un documento PDF
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Stampa il documento utilizzando una stampante di alta qualità , di almeno 300 punti per pollice ( dpi) . Se si dispone di uno scanner a colori , è necessario stampare a colori se si desidera che il file PDF contiene il colore.
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Assemblare le pagine del documento in ordine .
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Run ScanToPDF ( vedi link in Risorse per scaricare ScanToPDF ) . Fare clic sul pulsante " Scan" per eseguire la scansione delle pagine . Assicurarsi che le impostazioni di scansione sono impostate per almeno 300 dpi . Valori più alti si tradurrà in una migliore immagine , ma possono rallentare la scansione verso il basso troppo. Come le pagine vengono analizzati , verranno visualizzate come miniature nella parte sinistra della finestra dell'applicazione ScanToPDF .
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Disporre le miniature nell'ordine che vuoi, se non sono già nell'ordine corretto . Potete guardare ingrandita versioni di ogni pagina per assicurarsi che ognuno è pulito e corretto , se vuoi.
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Clicca su "Salva" per salvare il file PDF .