1. Ordine del giorno della riunione:
- Preparare un ordine del giorno dettagliato che delinea gli argomenti da discutere durante la riunione. Elenca i punti dell'ordine del giorno in ordine logico, assegna il tempo appropriato a ciascun punto e specifica eventuali obiettivi specifici o risultati attesi.
2. Verbale della riunione:
- I verbali delle riunioni precedenti devono essere distribuiti a tutti i partecipanti prima della riunione successiva. Ciò consente ai partecipanti di rivedere le discussioni, le decisioni e le azioni precedenti, garantendo la continuità.
3. Avviso o invito alla riunione:
- Inviare avvisi o inviti a riunioni con largo anticipo, specificando la data, l'ora, il luogo della riunione e qualsiasi informazione logistica rilevante. Includere l'ordine del giorno della riunione affinché i partecipanti possano prepararsi.
4. Documenti giustificativi:
- Raccogliere eventuali documenti attinenti agli argomenti all'ordine del giorno. Questi potrebbero includere rapporti, proposte, presentazioni, rendiconti finanziari o altre informazioni pertinenti. Condividi questi documenti con i partecipanti prima della riunione.
5. Elenco dei partecipanti:
- Crea un elenco di partecipanti invitati e distribuiscilo con l'invito alla riunione. Includere eventuali scuse ricevute da coloro che non hanno potuto partecipare.
6. Verbale della riunione:
- Durante la riunione, designare qualcuno che rediga un verbale accurato. I verbali dovrebbero includere la data, l'ora, il luogo, i partecipanti presenti, un riepilogo delle discussioni per ciascun punto dell'ordine del giorno, le decisioni prese e le azioni assegnate.
7. Elenco delle azioni:
- Compilare un elenco delle azioni assegnate durante la riunione, specificando chiaramente chi è responsabile di ciascuna attività e le date di scadenza. Distribuire l'elenco delle azioni da intraprendere a tutti i partecipanti.
8. Comunicazione successiva:
- Invia un riepilogo della riunione o un'e-mail di follow-up a tutti i partecipanti subito dopo la riunione. Questa email può includere i punti salienti delle discussioni, le decisioni chiave e l'elenco delle azioni da intraprendere.
9. Eventuali politiche o procedure pertinenti:
- Se la riunione prevede discussioni relative a politiche, procedure o linee guida organizzative, tenere a disposizione i rispettivi documenti come riferimento durante la riunione.
10. Moduli di delega:
- Se qualche partecipante parteciperà per conto di altri (in qualità di delegati), preparare i moduli di delega da firmare.
11. Materiali per la votazione (se applicabile):
- Se la votazione avrà luogo durante la riunione, assicurarsi di avere i materiali necessari come schede elettorali o schede di voto, soprattutto per delibere formali o elezioni.
12. Attrezzatura audiovisiva:
- Se la riunione prevede presentazioni o videoconferenze, assicurarsi che tutta l'attrezzatura necessaria sia predisposta e testata in anticipo.
13. Accordi di sicurezza e riservatezza (se necessario):
- Se la riunione è in corso, chiedere ai partecipanti di firmare accordi di non divulgazione (NDA) o accordi di riservatezza per proteggere i dati sensibili.
14. Fogli di presenza:
- Tenere a disposizione i fogli di presenza affinché i partecipanti possano firmare o scansionare i propri badge all'arrivo per tenere traccia della partecipazione alla riunione.
15. Moduli di feedback (facoltativi):
- Distribuire moduli di feedback per raccogliere input dai partecipanti dopo la riunione. Questo feedback può aiutare a migliorare le riunioni future.
Ricorda di archiviare questi documenti in modo sicuro, sia in formato elettronico che fisico, e di seguire le linee guida e le politiche della tua organizzazione relative alla documentazione della riunione.
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