Gestione dei record è il processo di gestione della creazione, archiviazione, recupero e distruzione dei record. I record sono tutti i documenti o altri materiali che contengono informazioni sulle attività di un'organizzazione. Possono essere in qualsiasi formato, compreso quello cartaceo, elettronico o audiovisivo.
Gestione delle informazioni è il processo di gestione della creazione, archiviazione, recupero e utilizzo delle informazioni. Le informazioni sono tutti i dati significativi per un'organizzazione. Può essere in qualsiasi formato, inclusi testo, numeri, immagini o video.
La differenza principale tra la gestione dei record e la gestione delle informazioni è che la gestione dei record si concentra sulla gestione dei record, mentre la gestione delle informazioni si concentra sulla gestione di tutte le informazioni, indipendentemente dal loro formato o origine.
La gestione dei record riguarda anche maggiormente i requisiti legali e normativi che regolano la gestione dei record. Ad esempio, molte organizzazioni sono tenute a conservare determinati record per un periodo di tempo specifico. I sistemi di gestione dei record aiutano le organizzazioni a conformarsi a questi requisiti.
La gestione delle informazioni, d’altro canto, riguarda maggiormente l’uso efficace ed efficiente delle informazioni. I sistemi di gestione delle informazioni aiutano le organizzazioni a trovare e utilizzare le informazioni di cui hanno bisogno per prendere decisioni informate.
Di seguito è riportata una tabella che riassume le principali differenze tra la gestione dei record e la gestione delle informazioni:
| Caratteristica | Gestione dei record | Gestione delle informazioni |
|---|---|---|
| Messa a fuoco | Gestione dei record | Gestione di tutte le informazioni |
| Requisiti legali | Più interessato ai requisiti legali e normativi | Meno interessato ai requisiti legali e normativi |
| Utilizzo delle informazioni | Meno focalizzato sull'uso delle informazioni | Più focalizzato sull'uso efficace ed efficiente delle informazioni |
In conclusione, la gestione dei record e la gestione delle informazioni sono due funzioni importanti per qualsiasi organizzazione. La gestione dei record aiuta le organizzazioni a conformarsi ai requisiti legali e normativi, mentre la gestione delle informazioni aiuta le organizzazioni a utilizzare le proprie informazioni in modo efficace ed efficiente.
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