I vantaggi di un sistema di gestione dei file

Come la vostra attività si sposta in un'epoca di distribuzione digitale , è necessario decidere se fare o meno il passaggio da un sistema di archiviazione di carta di un sistema digitale di gestione dei file . Pur facendo il passaggio a un sistema di archiviazione interamente computerizzato può sembrare intimidatorio , i vantaggi Stark ad avere un sistema di archiviazione digitale hanno influenzato molti a fare la transizione. Riduzione dei costi

A causa del costo di affitto per archiviare documenti , archiviazione digitale inizia pagare per se stessa , non appena viene applicato. Poiché non vi è alcun lavoro di ufficio fisica , i costi di movimentazione e trasferire documenti avanti e indietro è notevolmente ridotto . Questo permette anche di documenti che devono essere memorizzati come carta da depositare in luoghi più piccoli e meno costosi .
Going Green

Ridurre l'impronta ecologica della vostra attività può essere un fattore importante nel raggiungimento di base dei consumatori verde -minded di oggi. Si può notevolmente migliorare l'immagine aziendale , dare benefici fiscali e ridurre il costo delle forniture . Un sistema di archiviazione digitale in grado di modificare positivamente l'intero basi per un business, e il passaggio a un sistema più "verde " può dare ampie opportunità pubblicitarie .

Agevole flusso di lavoro

Recupero di copie cartacee dei documenti depositati e conservati fisicamente può essere un processo lungo , che è aperto a errore umano , problemi di sicurezza e di perdita fisica . Questo non è il caso di un sistema digitale . In pochi istanti , un documento è accessibile alla scrivania della persona che ne ha bisogno . Questo si traduce in un periodo di lavoro più brevi , permettendo progressi più rapidi e più tempo per i progetti di sviluppo.
Maggiore sicurezza

Mentre un tradizionale sistema di archiviazione di carta può essere aperto e guardò da chiunque abbia accesso ad esso , di un sistema di archiviazione digitale in grado di fornire diversi livelli di protezione che possono tenere i documenti confidenziali. Utilizzando le password, le cartelle specificate per i diversi utenti , crittografia dei dati e gli audit trail che permettono di tenere traccia di chi ha avuto accesso quali file e quando , un sistema di gestione di file in grado di mantenere i vostri documenti molto più sicuro.

affidabile Archiviazione

documenti e fascicoli possono essere distrutti attraverso più di movimentazione , danni da incendio , danni delle alluvioni e altre calamità naturali . Dal momento che i dati possono essere archiviati su server in qualsiasi parte del mondo , è possibile archiviare i documenti aziendali in modo sicuro , senza dover sottolineare più potenziali danni alla proprietà . È inoltre possibile rendere i dati archiviati portatile , utilizzando le cose come hard disk removibili , chiavette USB e CD .