Come organizzare un sistema di archiviazione elettronica

Quando l'organizzazione di un sistema di archiviazione elettronica è come l'organizzazione di qualsiasi sistema di archiviazione . Pensate a come si dovrebbe cercare il file e un nome appropriato. Se si dispone di tonnellate di file trovare quello che stai cercando può essere frustrante . Assicurarsi di avere i file nella cartella giusta e costruire sotto-cartelle per gestire tutti i vostri dati . Istruzioni
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Inizia con i file che avete nella cartella "Documenti ". Se si dispone di file per il vostro budget casa , fare una cartella per " Home Budget ". Questi file includono estratti conto bancari , estratti conto delle carte di credito , documenti di bilancio effettivi e di un registro di controllo . È necessario spostare tutti i file che hanno a che fare con il vostro budget domestico nella nuova cartella .
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Fai sottocartelle sotto la cartella " Home Budget " . Si vuole essere in grado di trovare i vostri estratti conto con facilità , in modo da rendere una cartella intitolata "dichiarazioni bancarie" sotto la cartella "budget iniziale . " Creare cartelle per ciascuno dei tuoi estratti conto della carta di credito e di spostare tutti i file in ogni cartella . Dal momento che questi file stanno per essere simili in titolo , assicuratevi di collegare una data per ognuno dei file . Ad esempio , è necessario denominare i vostri estratti conto bancari " Estratto conto per 1-31-08 " e "conto bancario per 2-28-08 . " In questo modo è possibile individuare il file che stai cercando facilmente .
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Decidere che altre cartelle per creare . Se il computer è per uso personale , così come l'uso aziendale si consiglia di iniziare con una cartella denominata "Personale" e una cartella denominata "Business ". Spostare la cartella "home bilancio " sotto la voce " personale " e le sotto -cartelle si muoveranno con loro .
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creare sotto -cartelle per la cartella "Business" . Se si lavora a casa , si può etichettare ciascuna con il nome di una società che non lavora. Quindi creare sottocartelle per ciascuna delle società . Ad esempio , se si dispone di documentazione da compilare e restituire alla società si possono mettere tutti i documenti in una cartella. Se si dispone di esempi del lavoro che si sta facendo fare una sotto-cartella chiamata "Esempi ". Se si sta scrivendo articoli , mantenere tutti i vostri articoli in una sottocartella in modo da poter trovare facilmente se ne avete bisogno di nuovo . Non importa se si hanno pochi o molti file , si desidera creare una sottocartella in modo da poter aggiungere a loro come il vostro lavoro diventa più intenso .
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Continuare ad aggiungere le cartelle come si lavorare sul computer . L'unico modo per organizzare un sistema di archiviazione elettronica è quello di continuare ad usare tutti i giorni . Come si ottiene nuovi file o creare nuovi file , assicuratevi di metterli nella cartella appropriata . Creare nuove cartelle o sottocartelle in base alle esigenze e file di tutto e subito in modo che non si ottiene dietro . Utilizzando questo sistema , sarete in grado di trovare i file senza alcun problema a tutti .