Le estensioni sono generalmente lunghe tre caratteri, ma possono essere più lunghe. La lunghezza massima per un'estensione di file è di 255 caratteri. Alcuni sistemi operativi, come MS-DOS e versioni precedenti di Mac OS, limitano le estensioni a tre caratteri o meno.
Le estensioni vengono utilizzate da molti programmi, incluso il sistema operativo, per determinare come gestire i file. Ad esempio, quando un utente fa doppio clic su un file di testo, il sistema operativo in genere avvia l'editor di testo predefinito. Questo comportamento può essere personalizzato dall'utente, in modo che apra invece un programma diverso.
Le estensioni vengono utilizzate anche da alcuni programmi per memorizzare informazioni sul file. Ad esempio, l'estensione file ".mp4" indica che il file è un file video, ma non specifica il formato video. Il formato video viene generalmente memorizzato nell'intestazione del file, ma può anche essere memorizzato nell'estensione del file.
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