Come gestire documenti di grandi dimensioni in Word

Il mantenimento di documenti di grandi dimensioni può essere ingombrante , ma ci sono strumenti integrati nel programma di Microsoft Word che rendono il lavoro gestibile. Utilizzare di Word "Find ", " Commenti " e " caratteristiche Revisioni " per modificare il documento , e quindi proteggerlo una volta che è nella sua forma definitiva . Trovare le informazioni rilevanti in modo rapido , commentare con domande o dubbi e quindi inviare l'intero documento a un collega per le modifiche , che saranno monitorati con le sue iniziali . Proteggendo il documento , è possibile controllare i tipi di modifiche , se del caso , che sono ammessi. Con l'uso di questi strumenti , il vostro documento di grandi dimensioni sembrerà più piccolo e più gestibile .
Istruzioni Trova
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Trovare testo all'interno del documento tenendo premuto il tasto "Control" mentre si preme il tasto "F" . In alternativa, è possibile fare clic su "Trova " all'interno del menu "Home" .
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Digitare il testo che si sta cercando e premere " Invio". La ricerca non distingue tra maiuscole e minuscole per impostazione predefinita, in modo , per esempio, si può inserire "testo " o " testo" per gli stessi risultati .
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Fare clic su " More" per restringere la la ricerca per caso, prefisso o caratteri jolly . Continuare a cercare fino a trovare il testo desiderato .
Commenti
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aggiungere commenti al documento evidenziando il testo il tuo commento verrà riguardare , la navigazione di "rivedere " e selezionando " nuovo commento ". Inserisci il tuo commento nel campo visualizzato . Commenti spiccano, in modo che possano facilmente essere modificati o rimossi .
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Passare alla " Review", quindi " Mostra commenti " e deselezionare "Commenti" per nascondere temporaneamente i commenti. Questo è utile per la stampa di una copia non marcato .
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Fare clic destro sulla colonna evidenziata e selezionare "Elimina commento" per rimuovere l' intero commento . Naviga a " Riquadro delle revisioni " nel menu di monitoraggio e selezionare il posizionamento verticale o orizzontale per visualizzare un elenco di tutte le modifiche all'interno del documento .
Revisioni
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Spostarsi il menu " tutto" e selezionare " tenere traccia delle modifiche opzioni" scegliere i tipi di modifiche che si desidera tenere traccia e le opzioni di formattazione che si vorrebbero utilizzare . Ad esempio, è possibile utilizzare un colore testo blu per le modifiche di formattazione e di un carattere barrato rosso per le eliminazioni .
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Fare clic su " Rileva modifiche " per attivare il rilevamento . Le tue iniziali saranno registrate accanto le modifiche.
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Disattivare il rilevamento delle modifiche selezionando " Rileva modifiche " di nuovo. Tutte le modifiche apportate mentre il rilevamento delle modifiche è disattivata non verranno registrati .
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Accettare o rifiutare le modifiche apportate da altri selezionando gli appositi pulsanti "Accetta " o " Rifiuta " . Nascondere temporaneamente le modifiche selezionando " Tutti i revisori " dal menu " Mostra commenti " all'interno di " tracking ".
Proteggi documento
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Seleziona " Proteggi documento " all'interno della rassegna menu e scegliere le restrizioni desiderate. Proteggere l'integrità del documento può aumentare la sua credibilità e l'utilità .
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Seleziona "Limitazioni formattazione" a non consentire modifiche alle tipologie specifiche di formattazione , ad esempio didascalie o Rientro corpo stili. O lasciare tutte le restrizioni di formattazione selezionate per disabilitare tutte le modifiche di formattazione .
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Scegli "Commenti " o " revisioni " per forzare tutti gli utenti di modifiche al documento , che potrete poi rivedere . Oppure selezionare " Nessuna modifica " se si desidera che il documento sia di sola lettura .
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fare delle eccezioni per chi si applicano le regole . Ad esempio, si può escludere se stessi da norme di tutela , consentendo solo a voi stessi di fare cambiamenti .
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Fare clic su " Sì , Applica protezione " e immettere una password per il documento , se lo si desidera . In caso contrario , fare clic su "OK" e il documento sarà protetto . Fare clic su " Rimuovi protezione " per consentire di nuovo modifiche .