La lettera di partenza o di altro documento generico detiene la maggior parte del contenuto della finale, lettere unite . Si può scrivere qualsiasi cosa nella lettera che si farebbe per altri documenti di Word . È inoltre possibile utilizzare qualsiasi formattazione di Word 2007 e strumenti grafici , come ad esempio WordArt e di blocchi costruttivi . L'unica differenza tra la posta principale documento di stampa unione e di un documento di stampa unione non è i codici di campo del documento di unione .
Codici di campo
codici di campo sono dispositivi di che consentono di trasformare Word testo generico in un testo specifico . Ad esempio, possono trasformare il testo " Caro << destinatario >> " in " Caro Dr. Jones , " " Gentile Signora Corsia " e " Caro collega americano . " Codici di campo simile a questo campo di esempio la prima volta che li inserisci in un documento di unione : " . « Destinatario » " Il loro vero aspetto , tuttavia , assume questa forma : "{ MERGEFIELD destinatario } . " Si può vedere che forma con il tasto " Alt " e " F9 " contemporaneamente su una lettera con i codici di campo unione
Ecco come funzionano i codici di campo in una stampa unione : . Della lettera scrittore manualmente o utilizzando il Word 2007 del Unisci inserti guidata codici di campo nel documento master dove vuole i dati generici per passare a una parte specifica di dati , come il già citato " Caro << destinatario >>" esempio . Si carica quindi una fonte di dati che fornisce le informazioni specifiche per sostituire il " destinatario << >>" codice di campo . Si esibisce l'unione attraverso la procedura guidata di unione o attraverso il " Finalizza e unisci " pulsante . Word inserisce i dati del file di dati nel " << destinatario >> " codice di campo per ogni destinatario memorizzato nel campo dati , per un nuovo documento per ciascun destinatario . I documenti risultanti mostrano il nome del destinatario specifico al posto del codice di campo .
I dati del file
Il file di dati contiene i dati che sostituiranno l'unione codici di campo nel documento originale . Questi dati possono essere una parte di una lettera o di un documento , ma è più spesso i destinatari per la lettera. Altri dati con cui Word può trasformare un documento generico in uno specifico includono l'indirizzo del destinatario e il testo finanziaria per collezioni lettere. Ad esempio, " Si prega di rimettere Amount_owed << >> per evitare azioni legali . " Il file di dati può essere uno dei diversi formati , tra cui un altro documento Word in cui un utente di Word ha memorizzato i dati in una tabella . Fogli di calcolo Excel sono un'altra scelta comune per i file di dati .
La procedura guidata Stampa guidata
Parola di 2007 dirige il produttore della lettera attraverso ogni passo della lettera di processo di fusione , di scrivere la lettera a creare i dati al merge effettivo e il completamento dei documenti finali . Si chiede e interroga l'utente attraverso il testo del collegamento in un pannello di navigazione che consente di visualizzare Word , dopo la lettera scrittore fa clic sul pulsante della procedura guidata. La procedura guidata fornisce il produttore della lettera diverse opzioni, sparsi in tutto le fasi del processo di fusione . Un'opzione consente la lettera scrittore scegliere quali campi unione da inserire nella lettera originale .
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