Molti utenti di fogli di calcolo sfruttano le funzionalità del database in Microsoft Excel quando lavorano con i loro dati di foglio di calcolo. Funzioni di ricerca, ordinamento e filtro semplici sono disponibili utilizzando il menu "Dati" in Excel. Microsoft Access è un database relazionale completo che è compatibile con Microsoft Excel. L'importazione dei dati del foglio di calcolo Excel in Microsoft Access offre numerosi vantaggi, tra cui un migliore input di dati, accesso multiutente e opzioni di reporting avanzate. Le etichette dei dati delle colonne di Excel vengono convertite in nomi di campo, i dati delle colonne vengono convertiti in campi e ogni riga viene convertita in un record durante il processo di importazione.

Passaggio 1

Salva i dati del foglio di calcolo in Excel utilizzando il menu "File", "Salva". Sebbene Access riconosca una gamma di formati alternativi, inclusi dBASE e delimitati da testo, è preferibile utilizzare il formato Excel nativo per il file salvato. Access è configurato per importare direttamente i file Excel e offre opzioni per continuare a lavorare con i dati in entrambi i prodotti dopo il processo di importazione.

Passaggio 2

Avviare Microsoft Access e aprire il database in cui si desidera importare i tuoi dati di Excel. È possibile creare un nuovo database vuoto in Access facendo clic su "File", "Nuovo" e selezionando l'opzione "Database vuoto". Fornire un nome per il file quando richiesto. Fai clic su "File", "Ottieni dati esterni", "Importa" e seleziona il formato Excel. Individua la sottodirectory del foglio di calcolo e importa il foglio di calcolo in Microsoft Access. Se stai utilizzando Microsoft Access versione 7, puoi anche fare clic sulla scheda "Dati esterni" nella parte superiore dello schermo e selezionare "Excel" come formato per importare i dati del foglio di calcolo. È possibile aggiungere i dati a una tabella esistente o creare una nuova tabella per i dati del foglio di calcolo Excel.

Passaggio 3

Selezionare il foglio di lavoro o l'intervallo che si desidera importare dalla procedura guidata di importazione e fare clic su "Avanti". Seleziona le intestazioni di colonna di Excel che desideri importare come nomi di campo e verifica di voler creare una nuova tabella o aggiungere dati a una tabella esistente. Fai clic su "Avanti" per continuare. È possibile modificare i nomi dei campi, saltare i campi che non si desidera importare e selezionare le opzioni di indicizzazione, inclusa una chiave primaria per ordinare i dati del foglio di calcolo in Access. Fare clic su "Fine" quando si è soddisfatti delle selezioni.

Rivedere i risultati della procedura guidata Analizzatore tabelle per verificare la struttura delle tabelle del database create da Access dal foglio di lavoro di Excel. La procedura guidata dividerà le tabelle contenenti informazioni duplicate in tabelle separate in modo che ogni categoria di dati venga archiviata una sola volta. Verifica il posizionamento dei campi all'interno delle tabelle, seleziona la chiave primaria utilizzata per l'ordinamento e correggi eventuali errori tipografici prima di completare il processo di importazione.

Suggerimento

I fogli di lavoro che condividono una struttura e uno scopo coerenti possono essere importati in una singola tabella . I fogli di lavoro con dati o strutture di tabella incoerenti devono essere importati in tabelle separate.

Avviso

Elimina eventuali righe vuote nel foglio di calcolo di Excel prima di importarlo in Access. I record vuoti possono generare errori se calcolati utilizzando le funzioni in Microsoft Access.

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