Le organizzazioni senza scopo di lucro che accettano donazioni da donatori privati o persino fondazioni private dovrebbero creare un database di donatori. L'uso di un database Microsoft Access come database dei donatori è un metodo per gestire le donazioni e facilitare la corrispondenza.
Utilizzo di Access come database dei donatori
Passaggio 1
Vai a Microsoft Office sito Web e selezionare Modelli, Categorie di settore e Non profit. Esiste un'opzione per il database dei contributi di beneficenza. Scegli l'opzione e fai clic su download. Leggi il contratto utente come richiesto e scegli accetta, quindi scegli salva.
Passaggio 2
Apri il file in WinZip o un programma di decompressione simile per estrarre i file, quindi individua la cartella in cui sono salvati i file e fare doppio clic per aprire il modello. Rinomina il modello di Access nel database dei donatori o nel nome che scegli.
Passaggio 3
Quando apri il database dei donatori, prenditi qualche istante per familiarizzare con le opzioni. Le aree principali incluse saranno le campagne, i collaboratori, le donazioni, i dipendenti, gli eventi e le attività. A differenza di alcune delle versioni precedenti delle donazioni di beneficenza di Microsoft Access, c'è una quantità limitata di lavoro da parte tua per creare il database quando il modello è stato aggiornato.
Passaggio 4
Vai alle campagne e personalizza la pagina e digita tutte le campagne che hai attualmente. Inserire le informazioni finanziarie dei contributi fino ad oggi. Ci sarà un istogramma che descrive gli obiettivi, le campagne e gli eventi di raccolta fondi. Questo ti aiuterà a tenere traccia dell'importo totale rispetto all'importo raccolto.
Passaggio 5
Tieni traccia degli eventi e inseriscili dando loro nomi. Se sono associati a una campagna specifica, avrai la possibilità di inserire il nome della campagna in questo modulo. Gli eventi possono anche essere mantenuti indipendenti se non è destinato a un progetto specifico.
Passaggio 6
Abbassa i dettagli della campagna e vai a segnalare le donazioni per inserire donazioni private o sovvenzioni che sono diretti verso una campagna o uno scopo specifici. Digitare il nome del donatore in Access e qualsiasi impegno promesso o importo pagato. Puoi anche inserire una categoria per il donatore, come un ente di beneficenza, un genitore, un individuo o un alunno. Questo può aiutarti a selezionare i collaboratori per creare report di database.
Vai ai collegamenti rapidi e quindi ai dipendenti. Fai clic su Aggiungi nuovo collaboratore; quindi metti le attività in sospeso di ogni individuo. Ogni dipendente che avrà accesso al database dovrebbe avere il suo nome inserito nel database. L'area avrà un'opzione per avere il titolo dell'attività, a chi è assegnata l'attività, lo stato del progetto e la data di scadenza. Questo può aiutarti a supervisionare e gestire facilmente i tuoi dipendenti.
Suggerimenti
Esegui il backup del database dei donatori di Microsoft Access su un server sicuro e un sistema off-site per proteggere i record della tua organizzazione.
Chiedere sempre se è possibile disporre di una demo del prodotto o di una versione di prova per un database dei donatori prima dell'acquisto per assicurarsi di disporre di tutte le funzionalità necessarie all'organizzazione.
Se vuoi aggiungere un pulsante Home su ogni pagina, questo può aiutarti a tornare alla pagina principale per mantenere le schede aperte al minimo.
Avviso
Esiste una sezione di aiuto modello su Microsoft, ma tieni presente che il programma spesso manca di supporto tecnico e che non ci sono corsi per imparare come funziona il sistema.
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