Il controllo dei documenti è di fondamentale importanza in un contesto ingegneristico. Ciò vale in particolare per i dipartimenti che devono archiviare documenti relativi ai metodi coinvolti nelle loro procedure. Dal dipartimento che deve disporre di una procedura per i nuovi assunti, fino al processo di produzione, è necessario disporre di un mezzo per controllare la creazione, la revisione, la qualità e l'aggiornamento di questi documenti.
Varie forme di controllo dei documenti
A seconda del tipo di ingegneria intrapresa, la quantità e lo stile del controllo varieranno considerevolmente. Ad esempio, per l'ingegneria del software potrebbero esserci meno disegni meccanici ma forse più diagrammi di processo. Ad ogni modo, ci deve essere una struttura per il processo. Devono essere seguite alcune premesse di base. Innanzitutto, i documenti sono originati da un dipartimento emittente. Sono utilizzati principalmente da quel dipartimento e altri dipartimenti possono avere qualche input nel processo. Ma il controllo generale dovrebbe essere assunto dal dipartimento emittente. Successivamente, un gruppo di scrittori dovrebbe creare una serie di documenti. I documenti devono essere rivisti e pertanto deve essere istituito un team di revisori che hanno l'autorità di riesaminare e avere le conoscenze in materia per apportare correzioni e infine approvare ogni fase.
Procedure operative standard
SOP (procedure operative standard) esistono in tutte le organizzazioni per formalizzare le procedure per tutti gli aspetti del lavoro che viene svolto. È importante acquisire le procedure operative per tutte le aree dell'organizzazione. Dalle procedure per l'assunzione di nuovo personale alle procedure per operazioni specifiche in un'azienda manifatturiera, ogni procedura è importante. Naturalmente, un dipartimento dovrebbe essere in grado di identificare rapidamente un SOP specifico per una procedura specifica. Deve essere facile da individuare e deve essere archiviato in modo sicuro e non può essere modificato se non in un processo di controllo documentale formalizzato. Tutti gli aggiornamenti devono essere chiaramente registrati nella posizione appropriata e dovrebbe essere chiaro chi ha apportato la modifica, il motivo e la data e l'ora in cui è stata effettuata.
The Mechanics of Controlling Documents
Un documento sarà essere creato da una serie di note prese durante l'intervista a una PMI (argomento trattato) e messo in una forma leggibile da uno scrittore tecnico. Il documento verrà quindi inviato per la revisione, dove verrà misurato rispetto a una serie di linee guida standard per la creazione di questo tipo di documento. Nel corso della creazione di un documento come questo, passerà attraverso molte persone diverse che inseriranno il loro punto di vista unico nel processo. Infine, il documento raggiungerà l'approvazione e sarà archiviato in un repository di documenti in cui chiunque abbia bisogno di accedervi sarà in grado di visualizzarlo. In qualsiasi momento, potrebbe essere necessario un aggiornamento del documento. In tal caso, un controllo efficace dei documenti acquisirà eventuali modifiche, i motivi per farlo (ad esempio un aggiornamento del firmware) e la persona che ha apportato le modifiche. Infine, tutti i documenti dovrebbero essere soggetti a controllo di qualità; si tratterà di un ulteriore passaggio progettato per mantenere alto il livello in modo che lo standard dei documenti non scenda mai al di sotto di un certo livello prescritto
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