Molte aziende che trattano direttamente con i clienti devono fornire preventivi per i progetti di lavoro. Gli elementi di base di ciascuna offerta sono spesso lo stesso testo di tipo boilerplate. Il software costoso può includere i moduli necessari, ma un semplice foglio di calcolo Excel fornirà gran parte della stessa utilità. L'impostazione del modello di base richiede un po 'di lavoro, ma può essere un processo una tantum. La modifica dei singoli dati per ogni nuovo preventivo richiede pochissimo tempo.
Passaggio 1
Elencare gli articoli specifici che devono essere inclusi nel sistema di preventivi. Questi dovrebbero includere il nome dell'azienda, l'indirizzo, il numero di telefono, l'e-mail e il sito Web, se disponibili. Ci sarà un posto per la data e le informazioni di contatto del cliente. A seconda del tipo di attività, l'offerta potrebbe richiedere articoli come N. parte, Descrizione, Quantità, Costo e uno spazio per un totale esteso per ciascuna parte. Ci sarà un posto per il nome della persona che prepara il preventivo, quando scade e un posto dove il cliente deve firmare.
Passaggio 2
Apri un foglio di calcolo vuoto in Excel. Nella cella A1, digitare "Offerta" e premere il tasto "Ritorno". Scegli un carattere semplice nel menu con una dimensione grande, forse 36. Evidenzia le celle da A1 a D1. Fai clic con il pulsante destro del mouse su questo gruppo di celle e, nel menu a discesa visualizzato, scegli "Formatta celle". Nella scheda Allineamento, fai clic su "Unisci celle". Ora unisci le celle per l'intervallo da A3 a D10 nello stesso modo . All'interno di queste celle inserisci le informazioni dell'azienda. In F3, digitare "Data:" e inserire una funzione per la data corrente in E3 digitando "\u003d Oggi ()" Nella cella A11 digitare "Cliente:" Unire le celle da B11 a D11, da B12 a D12, da B13 a DB13, B14 a D14 e da B15 a D15 singolarmente.
Passaggio 3
Supponendo che sia necessario fornire elenchi di parti e quantità, inserire questi titoli nelle celle A18 e D18. Unire le celle da B18 a C18 da B32 a C32 come sopra. Dirigere questa colonna "Descrizione" e centrarla. "Costo" può andare nella colonna E18. La colonna F18 può essere etichettata "Estesa". In ogni riga sotto quest'ultima colonna, inserire una formula per moltiplicare la quantità per il costo. Ad esempio, la cella F19 dovrebbe leggere "\u003d D19 * E19". Formattare queste celle come valuta. Verranno visualizzati zero dollari fino a quando non avrai i dati nelle colonne appropriate.
Passaggio 4
Digita "Totale parziale" nella cella a33, "Imposta" nella cella A34 e "Lavoro" nella cella A35. Digitare "Totale" in A37. Per finire questa parte e creare i calcoli, in F33, inserire la formula “\u003d Somma (F19: F32). E34 detiene l'aliquota fiscale in percentuale. Crea l'imposta calcolata in f34 inserendo "\u003d E34 * F33" e formatta questa cella come valuta. Per il costo del lavoro, inserire il numero di ore in D35 e il costo del salario orario in E35. Imposta il costo del lavoro calcolato in F35 con questa formula: "\u003d d35 * e35". Termina i calcoli aggiungendo F33, F34 e F35 nella cella F37: "\u003d sum (F33: F35)."
Passaggio 5: aggiungi le celle per il nome del preparatore, la data di scadenza della citazione e il testo come "Per accettare questa citazione, firma e data qui". Evidenzia ogni colonna degli elementi di citazione dall'alto verso il basso e inserisci i bordi.
Salvare il foglio di lavoro come modello, non come foglio di calcolo Excel. Scegli "File /Salva con nome" e il modello Excel come tipo di documento.
Suggerimenti
Dopo ogni passaggio, salva il file in modo che se si commettono errori, non è necessario ripetere l'intero processo da l'inizio.
Se le righe di Parts non sono sufficienti o troppe, è sufficiente inserire o eliminare le righe.
Modifica le intestazioni delle colonne in base alle esigenze aziendali.
Visualizza esempi del foglio di calcolo completo, con tutte le formule e il modo in cui il foglio di calcolo potrebbe apparire nell'uso effettivo nella sezione Risorse aggiuntive.
Nei passaggi precedenti, per i comandi o gli elementi da digitare, ignora i segni di punteggiatura (punto o virgolette).
Avvertenze
Come sviluppate, le celle nel foglio di calcolo non sono protette. Se più di una persona lavora su preventivi, prendi in considerazione la protezione di alcune cellule che non devono essere modificate.
Non salvare la prima offerta reale come modello: salvala come un normale file di foglio di calcolo, dandogli il nome del cliente per un facile monitoraggio.
Se l'imposta sulle vendite viene addebitata sul lavoro e sulle parti, la linea delle imposte dovrebbe essere al di sotto di questi due totali.
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