Microsoft Outlook consente di creare gruppi di contatti, noti anche come liste di distribuzione o gruppi di posta elettronica. Se invii regolarmente e-mail allo stesso gruppo di persone, configurandole come Gruppo di contatto ti consente di risparmiare tempo inviando l'e-mail al gruppo invece di inserire tutti gli indirizzi. È inoltre possibile creare un gruppo di contatti che contiene altri gruppi di contatti. Nella maggior parte dei casi, non esiste un limite al numero di indirizzi e-mail che è possibile avere in un gruppo di contatti.
Versioni precedenti di Outlook
Outlook 2010 e versioni successive non hanno limiti al numero di indirizzi puoi includere in un gruppo di contatti. Nelle versioni precedenti, il numero massimo di indirizzi che è possibile includere in un gruppo di contatti dipende dalla quantità di informazioni memorizzate per ciascun contatto. I limiti tipici sono compresi tra 50 e 70 contatti, ma possono arrivare a un minimo di 25. Un gruppo di contatti potrebbe smettere di funzionare se si includono ulteriori informazioni di contatto per i membri, nel qual caso è possibile dividere il gruppo in due gruppi di contatti.
Exchange e altri server di posta
Anche se il numero di indirizzi in un gruppo di contatti è illimitato, il server di posta potrebbe avere dei limiti. In un ambiente aziendale, il server Microsoft Exchange può avere dimensioni massime per i gruppi di contatti. In ambienti domestici e di piccole imprese, il tuo provider di servizi Internet potrebbe bloccare le e-mail che contengono più di un numero specificato di indirizzi. Inoltre, le email che contengono un numero elevato di indirizzi possono essere contrassegnate o bloccate come spam dal provider di posta elettronica o dal software client dei destinatari.
Privacy e leggibilità
Quando invii un'email a un gruppo di contatti, Outlook sostituisce il nome del gruppo con gli indirizzi di posta elettronica di tutti i membri del gruppo, in modo che tutti i destinatari visualizzino l'indirizzo di posta elettronica di tutti. Ciò potrebbe occupare molto spazio nella parte superiore dell'email e anche sollevare problemi di privacy. Se il gruppo è, ad esempio, un club di gioco e tutti i membri si conoscono, va bene; ma se i membri del gruppo non si conoscono, inviare a tutti nel gruppo l'indirizzo e-mail di tutti gli altri nel gruppo potrebbe essere una violazione grave e persino illegale della privacy. Per evitare ciò, utilizzare il campo CCN, non il campo A, quando si invia a un gruppo di contatti.
Gruppo di contatti vs. Mailing List
Un gruppo di contatti è un modo conveniente per una persona di inviare regolarmente e-mail a un gruppo o gruppi di persone. Tuttavia, se un folto gruppo di persone ha spesso bisogno di scambiarsi email tra loro, e in particolare se si desidera la privacy, un elenco di discussione per abbonati o un programma di mailing list è un modo migliore di procedere, poiché si tratta di programmi basati sul Web che consentono a qualsiasi membro per inviare un'e-mail a un gruppo, utilizzando un singolo indirizzo e-mail.
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