Il fatto che la posta elettronica abbia una grande importanza nella moderna comunicazione aziendale è innegabile. Ogni giorno, milioni di e-mail vengono inviate da aziende a clienti e fornitori, dai dipendenti ai loro manager e da un collega all'altro. Esistono diversi motivi per la preponderanza dell'e-mail rispetto ad altri metodi di comunicazione.
Immediatezza
L'e-mail viene inviata e ricevuta quasi istantaneamente, indipendentemente dal fatto che il destinatario sia a poche porte di distanza o migliaia di miglia lontano. Per questo motivo, l'uso della posta elettronica semplifica la comunicazione interna ed esterna, rendendo più veloce e più facile la trasmissione e la diffusione di informazioni importanti e consentendo aggiornamenti di stato quasi in tempo reale. A sua volta, il flusso continuo di informazioni pertinenti rende dipendenti e dirigenti più efficienti e produttivi, consentendo risposte rapide a qualsiasi problema che possa sorgere.
Conservazione dei record
I messaggi e-mail rimangono nella posta in arrivo di un utente a meno che non vengano eliminati deliberatamente e sia il software di posta elettronica stand-alone che i servizi di webmail offrono una funzione di ricerca e filtri che consentono di rintracciare un messaggio specifico in pochi secondi. Questo crea una traccia di carta virtuale che è molto più efficiente dei documenti stampati archiviati in un cassetto, rendendo estremamente facile l'estrazione di informazioni importanti dalla comunicazione via e-mail.
Bassi costi
L'e-mail è uno dei modi più economici un'azienda può utilizzare per comunicare, sia internamente che esternamente. Le piccole imprese possono semplicemente registrarsi per ricevere e-mail gratuita con provider come Gmail, Yahoo o Hotmail; anche per le aziende più grandi, i costi generali di gestione di un server di posta dedicato sono relativamente bassi. La differenza di costo è particolarmente evidente quando si considera la comunicazione di massa. Ad esempio, il costo di stampa e consegna di una serie di volantini o lettere di marketing è molte volte necessario per inviare le informazioni via e-mail.
Marketing
L'e-mail consente alle aziende di diffondere in modo efficiente ed efficace le informazioni sui propri prodotti e servizi, sia per i clienti esistenti che per quelli potenziali. Ad esempio, un'azienda di abbigliamento potrebbe creare un elenco di posta elettronica a cui chiunque può iscriversi, quindi inviare e-mail settimanali a tutti gli utenti dell'elenco che descrivono le nuove aggiunte al catalogo. Allo stesso modo, una società specializzata in software aziendali potrebbe contattare direttamente altre società tramite e-mail per sapere se potrebbero trovare utili i loro servizi.
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