Microsoft Outlook, il client di posta elettronica di Microsoft Office Suite, offre una serie di modi per risparmiare tempo agli utenti con i suoi strumenti di creazione e invio di email. Un modo per eliminare il tempo libero dalla routine è quello di creare esplosioni di e-mail, inviando e-mail simili o identiche a un folto gruppo di persone, ma aggiungendo comunque un tocco personale in modo che non sentano di ricevere spam. L'uso di Outlook per scrivere esplosioni di posta elettronica ti consente di sfruttare gli stessi menu, schede e pulsanti familiari di altri prodotti della suite Office come Word, il che semplifica la personalizzazione delle esplosioni di email.
Descrizione
Un'esplosione di e-mail è un'unica e-mail che arriva a più di un destinatario, di solito molti. L'esplosione può essere legata al lavoro, come ad esempio una vendita o formazione imminente, o un invito a un evento o una festa personale. Le esplosioni via e-mail non devono essere considerate simili a catene o spam; semplicemente risparmiano al mittente il tempo e lo sforzo di ricreare lo stesso messaggio e-mail ed evitare le potenziali insidie degli errori di battitura. La differenza tra le esplosioni regolari di e-mail - spesso rilevate come spam - e quelle personalizzate è che un'esplosione personalizzata ha almeno una serie di informazioni che si riferiscono direttamente al destinatario. L'uso del nome della persona, ad esempio, anziché "Gentile Signore", personalizza la lettera.
Processo
La creazione di un'esplosione di posta elettronica di Outlook coinvolge in realtà Outlook e uno degli altri partner della suite Microsoft Office, Word. Il processo inizia quando si apre Outlook e si fa clic sul collegamento "Contatti" nell'angolo in basso a sinistra dello schermo. Tieni premuto il tasto "Ctrl" e fai clic una volta su ciascun contatto per includerlo nell'esplosione. Sempre in Outlook, fai clic sul pulsante "Stampa unione" sulla barra multifunzione nella parte superiore dello schermo. Fai clic sul pulsante di opzione "Solo contatti selezionati". Se il menu "Tipo di documento" non mostra "Lettere modulo", selezionalo. Seleziona "E-mail" dalla finestra "Unisci a". Quando viene visualizzata la casella di testo "Riga oggetto messaggio", digita in essa, ad esempio "Partecipa a una festa!" Fai clic sul pulsante "OK" e Microsoft Word apre una nuova finestra, con la scheda "Mailings" già abilitata. Fai clic sul pulsante "Linea di saluto". Apporta le modifiche al messaggio di saluto come desiderato e nota che il tuo primo contatto appare al centro della finestra. Quando si fa clic su "OK", Word mostrerà solo un campo modulo. Digita l'e-mail di esplosione del messaggio. Fai clic sul pulsante "Termina e unisci" sulla barra degli strumenti. Fare clic su "Invia messaggi e-mail". Rivedere le opzioni della finestra "Unisci a e-mail" e fare clic sul pulsante "OK". Chiudi Word. Controlla la cartella Posta in uscita di Outlook o Posta inviata per visualizzare l'esplosione della posta in rotta.
Extra
Mentre la maggior parte delle e-mail in Outlook e altri client di posta sono solo testo nel corpo del messaggio, la combinazione di Word e Outlook offre una serie di modi per personalizzare la missiva per catturare eventualmente più interesse dei tuoi lettori. Utilizzare la scheda "Inserisci" e il pulsante "Clip Art" nella parte superiore della schermata di Word per inserire un'immagine, un logo o un grafico. Se si dispone di un file grafico della firma elettronica memorizzato, aggiungerlo anche o personalizzare la firma per l'occasione, ad esempio terminando con i migliori auguri per una vacanza imminente prima del proprio nome e dettagli di contatto. Altri modi per personalizzare l'esplosione di Outlook sono la formattazione del messaggio. Cambia il colore del testo o dello sfondo tramite la scheda "Home" di Word e la sezione "Carattere" della barra multifunzione in modo che corrispondano agli standard aziendali. Tieni presente che i messaggi di Outlook inviati a client di posta elettronica non Outlook probabilmente non manterranno la loro formattazione e appariranno semplicemente in un normale testo nero sulle schermate dei destinatari.
Considerazioni
Molti programmi software per la protezione da virus informatici sono configurato per deviare automaticamente le esplosioni di e-mail su una cartella indesiderata o spam, semplicemente per il presupposto che gli spammer inviano messaggi a grandi gruppi di persone contemporaneamente, sperando in un successo. Anche se la tua esplosione di e-mail personalizzata può contenere informazioni legittime, potrebbe finire per non essere mai vista dai tuoi destinatari. Anche dopo aver completato il processo di stampa unione, è possibile che il messaggio possa essere trasferito in una cartella spam.
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