Prestare attenzione quando si indirizza un'e-mail formale. Mentre sei coinvolto in una conversazione telefonica, puoi scegliere nel momento cosa vorresti dire dopo - e come rispondere a un corrispondente - i messaggi e-mail vengono inviati istantaneamente all'altra persona in forma completa. Le e-mail formali richiedono chiarezza, precisione e sintassi eccezionale. Costruire messaggi di posta elettronica adeguati presenta un'immagine professionale e garantisce che le tue comunicazioni siano di prim'ordine.
Passaggio 1
Inizia l'email con un saluto formale. Saluta i singoli corrispondenti come "Mr." o "Signora" - ma ricontrolla il sesso del corrispondente se hanno un nome ambiguo. Astenersi dal chiamare una donna "Miss" o "Signora", poiché questi attributi hanno connotazioni più specifiche, nessuna delle quali può riferirsi al proprio corrispondente. Inizia un'e-mail con "Dear Terry", ad esempio, se non sei sicuro del sesso del corrispondente. Rivolgiti ad una raccolta di persone con "Gentili team leader", ad esempio.
Passaggio 2
Stabilisci subito una connessione con il corrispondente. Inizia il corpo dell'e-mail dichiarando chi sei - se necessario - e come hai familiarità con il corrispondente. Continua affrontando perché stai comunicando con la persona e perché la tua corrispondenza è importante. Tieni tutte le e-mail formali puntate e concise. Rimani sempre in argomento e visualizza una grammatica e una sintassi impeccabili.
Passaggio 3
Termina l'e-mail con "Cordiali saluti", "I migliori saluti" o un altro saluto firmatario prima di scrivere il tuo nome. Includi le informazioni di contatto sotto il tuo nome - indirizzo postale, numero di telefono diretto, numero di fax, indirizzo e-mail e URL del sito Web.
Controlla prima di inviare l'email, controlla l'ortografia di tutti i nomi e la grammatica. Crea un titolo breve e incisivo per l'oggetto - assicurandoti che sia direttamente correlato al contenuto dell'e-mail. "Dublin Park Project Update", ad esempio, è un titolo forte e semplice che consente al corrispondente di sapere che il contenuto si riferisce a nuove informazioni su una specifica impresa.
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