Come mantenere il controllo del documento

Documenti hanno molto maggiore mobilità di quanto hanno fatto anche 10 anni fa , ed è fin troppo facile per un dipendente di utilizzare il documento sbagliato , per il materiale classificato per arrivare nelle mani sbagliate o di perdere la cognizione del informazioni necessarie . Se si capisce il flusso di lavoro attraverso l'organizzazione, è possibile creare un sistema che i canali di informazione a coloro che ne hanno bisogno e che chiude altri canali per mantenere quel materiale di andare in una direzione che può sommergere o anche annegare il vostro business . Istruzioni
1

assegnare i parametri per proteggere le informazioni da decidere quali membri dell'organizzazione davvero bisogno di leggere il documento e che ha bisogno di essere in grado di modificarlo.
2

permessi attraverso le proprietà di programma del documento , come ad esempio cliccando sul pulsante del menu principale di Microsoft Word e di esaminare le opzioni delle proprietà del programma di scegliere i dettagli come chi può condividere un documento, che può aggiungere commenti e chi può trasmetterla .

3

Fare clic su un menu Proprietà , come avete fatto al punto 2 per impostare monitoraggio , che vi dirà se il documento è stato trasmesso , quando ea chi .
4

Inserisci Proprietà di nuovo per impostare il controllo della versione , che consente di accedere ai comandi che terrà traccia di tali versioni e le versioni stesse.
5

impostare le opzioni in Proprietà per informarvi della fonte delle informazioni , e anche se si desidera accettare nel vostro sistema se si lavora con un documento al di fuori della propria organizzazione .
6

Utilizzare le opzioni di proprietà del programma per impostare le date di scadenza per l'accesso , come costrizione di un utente per leggere il documento entro un determinato periodo di tempo . Impiegare questa opzione per dare informazioni , come se il destinatario è stato aperto o leggere qualcosa , e se è necessario per ricordare loro di agire .
7

Revocare il permesso di accedere a un documento secondo le condizioni impostate in Immobili a situazioni come la cessazione di un dipendente che potrebbe utilizzare il documento durante l'attività lavorativa .
8

il sistema per apportare delle modifiche coerenti in sistemi , in modo che tutte le copie sono influenzati in una sola volta se sono in linea o fuori , e o anche in altri computer .