Come utilizzare Microsoft Word per inviare email

È possibile utilizzare Microsoft Word per inviare email personalizzate ad un elenco di destinatari di massa . Tramite la funzionalità Stampa unione in Word , è possibile inviare una e-mail di massa indirizzata personalmente ad ogni persona. Con la stampa unione , ogni persona è l'unico destinatario di quella e-mail specifico . Si può risparmiare un sacco di tempo se si inviano regolarmente messaggi di posta elettronica di massa personalizzati per persone nel tuo elenco di indirizzi. Per usufruire della stampa unione per la posta elettronica , è necessario disporre di MAPI -enabled ( Messaging Application Program Interface ), client di posta elettronica , come Microsoft Outlook , che si connetterà a Microsoft Word . Cose che ti serviranno
Microsoft Word
Microsoft Outlook
Indirizzo elenco
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Apri Microsoft Word . Fare clic sulla scheda " Indirizzi " . Nel gruppo " Inizia stampa unione ", " Inizia stampa unione ". Fare clic su " messaggi e-mail . "
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link della stampa unione per l'elenco di indirizzi . Per iniziare , fare clic sulla scheda " Indirizzi " . Nel " Inizia stampa unione " fai clic su " Selezione dei destinatari ". Fare clic su " Seleziona dai contatti di Outlook ", se si desidera utilizzare l'elenco di indirizzi di Outlook . In caso contrario , fare clic su " Usa elenco esistente " per la connessione a un elenco di indirizzi di Excel , file HTML , rubrica elettronica o file di testo .
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Scegliere i destinatari che si desidera inviare . Se non si desidera inviare tutti i contatti che avete nel vostro elenco di indirizzi, fare clic sulla scheda " Indirizzi " e selezionare " Modifica elenco destinatari . " È possibile selezionare gli individui che si desidera includere o fai clic su " Filtro" per filtrare l'elenco di indirizzi da alcune categorie , come ad esempio il nome dell'azienda o della città.
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Creare il corpo del messaggio che si desidera inviare . Digitare il contenuto che si desidera rimanga costante per tutto il gruppo di destinatari .
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Impostare i segnaposto , altrimenti noto come campi di stampa unione . Queste sono le parti che cambieranno per ogni destinatario e personalizzare il messaggio. Qualsiasi intestazione di colonna che avete nel vostro elenco di indirizzi può essere inserito come un campo in questo messaggio. Nella scheda " Indirizzi " , cliccare su " Corrispondenza campi " nel gruppo " Scrivi e inserisci campi " . Le " Corrispondenza campi " appare la finestra di dialogo , in cui è possibile fare in modo Word sarà in grado di abbinare i campi a destra pezzo di dati . Fare clic sul menu a discesa a destra per selezionare le intestazioni di colonna dall'elenco di indirizzi che si desidera utilizzare come campi nella email . Selezionare solo quelli che si desidera utilizzare.
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Fare clic nel documento in cui si desidera inserire un campo unione , ad esempio un blocco di indirizzi , Formula di apertura o di singolo campo . Fare clic sulla scheda " Indirizzi " . Tutti i comandi necessari sono nel gruppo " Scrivi e inserisci campi " .
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Aggiungi un formula di apertura facendo clic sul pulsante " Formula di apertura " . Specificare il formato desiderato per la formula di apertura . Fare clic su " OK ". Per aggiungere un singolo campo , come ad esempio il nome della persona , fai clic su " Inserisci campo unione . " Selezionare il campo che si desidera e fare clic su "Inserisci ".
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anteprima l'unione quando hai completato il messaggio . Fare clic su " Anteprima risultati " nel gruppo "Anteprima risultati " nella scheda " Indirizzi " .
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Invia i messaggi di posta elettronica quando si è pronti a completare l'unione. Fare clic su " Finish & Merge " nella scheda " Indirizzi " . Selezionare "Invia messaggi e-mail . " Nel campo "A" , selezionare l'intestazione di colonna per l'indirizzo e-mail utilizzato per l'elenco di indirizzi . Digitare un oggetto per il messaggio . Seleziona " HTML " nel campo " Formato posta " per inviare una versione formattata del messaggio nel corpo della e-mail .