Quando salvi il documento per la prima volta, l'applicazione (ad esempio, Microsoft Word, Excel) ti chiede di scegliere una posizione sul dispositivo di archiviazione del tuo computer (in genere un disco rigido o un'unità SSD) in cui salvare il file. Dopo aver fornito il nome del file desiderato e aver fatto clic sull'opzione "Salva" o "Salva con nome", l'applicazione scrive il contenuto del documento dalla RAM nella posizione di archiviazione specificata sul disco rigido.
Le modifiche successive al documento vengono apportate allo stesso file archiviato sul disco rigido. Per impostazione predefinita, la maggior parte delle applicazioni, inclusi gli elaboratori di testo e gli editor di fogli di calcolo, salvano automaticamente le modifiche a intervalli regolari. Tuttavia, è consigliabile eseguire periodicamente un salvataggio manuale utilizzando la scorciatoia da tastiera "Salva" o "Ctrl + S" per garantire che il lavoro venga salvato in modo sicuro in caso di arresti anomali imprevisti del software o interruzioni di corrente.
Salvando il documento in una posizione designata sul dispositivo di archiviazione, esso persiste indefinitamente, anche dopo aver chiuso l'applicazione o spento il computer. È quindi possibile recuperare, aprire e modificare ulteriormente il documento salvato in un secondo momento.
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