Quando più dipendenti stanno lavorando su un documento di testo o in costante aggiornamento di un foglio di calcolo o un database , un problema comune che si verifica è che non finisce per essere molte varianti dello stesso documento . Anche email gli aggiornamenti a una parte centrale può essere un dolore , perché quella persona deve ancora elaborare tutti gli aggiornamenti in un unico file e inviarlo di nuovo fuori a tutti i soggetti coinvolti . Con un sistema di gestione dei documenti , tuttavia , tutte le parti possono simultaneamente accedere al documento , e non vi è alcuna necessità di aggiornamenti via email per le persone coinvolte .
Capacità di gestione
il documento sistemi di gestione semplicemente trattare tutti gli utenti come i coetanei e danno loro parità di accesso a tutti i contenuti del progetto. Altri danno limitate capacità manageriali per l'individuo di origine del progetto , che gli permette di fare cose come rimuovere gli altri dal progetto . I sistemi di gestione dei documenti più intensi , però , hanno un portale per la gestione separata che permette loro di offrire agli utenti diversi livelli di accesso .
Google Docs
più popolare sistema di gestione dei documenti nel mondo è Google Docs , che è un servizio gratuito a disposizione di chiunque con un account Google . Gli utenti possono caricare , modificare e condividere i file di testo , database , presentazioni e fogli di calcolo , che facilmente importare ed esportare da applicazioni Microsoft Office come Word , Access, PowerPoint ed Excel . Le aziende che hanno bisogno solo servizi di base di gestione dei documenti si basano spesso su Google Docs .
Altre opzioni gratuite
Per coloro che preferiscono non usare Google Docs , alcune alternative sono Buzzword , Zoho , Etherpad , Peepel , OpenGoo e Alfresco . Buzzword , sviluppato da Adobe , permette agli amministratori di dare diversi livelli di accesso per gli utenti . Inoltre mantiene un registro di modifiche fatte . Il vantaggio di Zoho è il livello della sua funzionalità . Zoho offre un word processor completamente funzionale , un wiki personale e un gran numero di altri tipi di programma . Etherpad è bello perché non richiede la registrazione di qualsiasi cosa . Peepel è una suite di programmi che si integrano con il browser . OpenGoo , come suggerisce il nome , è fatto per essere Google Docs , per chi non vuole usare Google . Alfresco è stato progettato per essere un alternativa gratuita per chi ha bisogno di tutte le funzionalità dei programmi premium, come Documentum .
Premium Programmi
Four della gestione dei documenti più popolari programmi sono Open Text , SharePoint e Documentum . Tutti questi programmi incorporano complessa gestione dei documenti, la gestione della comunità , asset management e rendicontazione dei contenuti .
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