Vantaggi e svantaggi del sistema di gestione dei documenti

I sistemi di gestione dei documenti sono sistemi elettronici progettati per gestire, archiviare, distribuire e archiviare documenti. Questi sistemi sono comuni nelle aziende e nei sistemi educativi e fungono da casellari digitali. I sistemi di gestione dei documenti sono anche noti come "sistemi di gestione dei contenuti" in quanto possono archiviare audio, video e altri tipi di media oltre ai documenti.

Spazio fisico

Documento i sistemi di gestione spesso archiviano informazioni su server o altri potenti sistemi informatici. Questi spazi di archiviazione elettronici occupano spesso meno spazio della loro controparte fisica.

Archiviazione digitale

I sistemi di gestione dei documenti consentono l'archiviazione dei documenti stessi e anche per le versioni precedenti . Questo può aiutare a tenere traccia delle revisioni nel tempo e offre un ulteriore vantaggio della possibilità di ripristinare documenti più vecchi. Tuttavia, se queste informazioni non sono organizzate e archiviate correttamente, potrebbero esserci troppi documenti e versioni disponibili, causando così un problema di sovraccarico di informazioni agli utenti.

Posizione centralizzata

I sistemi di gestione dei documenti sono una posizione di archiviazione centralizzata in cui molti utenti possono accedere al documento più aggiornato e aggiornato da un'unica posizione centrale. Questo facile accesso ai documenti supporta la collaborazione tra molti utenti. La posizione centralizzata dei documenti promuove inoltre una facile distribuzione dei documenti agli utenti. Tuttavia, l'archiviazione elettronica di documenti digitali in un'unica posizione può comportare un ulteriore rischio per la sicurezza a meno che non venga aggiunta ulteriore sicurezza per proteggere il sistema elettronico.

Strumenti di utilità aggiuntivi

Elettronicamente l'archiviazione e la gestione di documenti all'interno di un sistema elettronico di gestione dei documenti consente agli strumenti di utilità di fornire funzionalità aggiuntive che non erano disponibili nella loro controparte fisica. La ricerca attraverso documenti elettronici è più semplice della ricerca manuale di ciascun documento. Tuttavia molti di questi strumenti potrebbero non essere necessari e avere un costo superiore al valore per le aziende.

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