Con la maggior parte dei programmi di posta elettronica desiderosi di completare automaticamente i destinatari suggeriti durante la digitazione di un indirizzo e-mail, è facile inviare un'e-mail alla persona sbagliata per errore. Le e-mail aziendali spesso contengono informazioni riservate che potrebbero avere una reazione avversa ai profitti di un'azienda se cadessero nelle mani sbagliate. Se un avviso di riservatezza nella parte inferiore di un'e-mail potrebbe non avere un effetto legalmente vincolante, consente ai destinatari accidentali di sapere che non dovrebbero condividere le informazioni contenute nell'e-mail. L'aggiunta dell'avviso come firma assicura che ogni messaggio in uscita lo contenga.
Outlook 2010
Passaggio 1
Inizia a creare un nuovo messaggio, quindi apri la scheda "Messaggio" in nella parte superiore dello schermo.
Passaggio 2
Fai clic sull'icona "Firma", quindi scegli l'opzione "Firma". Si apre una nuova finestra.
Passaggio 3
Fai clic su "Nuovo" sotto il pannello nell'angolo in alto a sinistra della nuova finestra. Denominare la firma "Avviso di riservatezza"
Passaggio 4
Fare clic su "Avviso di riservatezza" nel riquadro in alto a sinistra, quindi aggiungere il testo dell'avviso nella casella nella metà inferiore della finestra.
Selezionare l'account e-mail con cui si desidera utilizzare la firma nel campo "Account e-mail", quindi fare clic su "OK" per salvare l'avviso.
Thunderbird
Passaggio 1
Apri Thunderbird. Fai clic su "Strumenti", quindi su "Impostazioni account"
Passaggio 2
Fai clic sul nome del tuo account e-mail nella colonna di navigazione.
Passaggio 3
Digita la tua notifica di riservatezza. nel campo "Testo della firma" al centro della finestra.
Fai clic su "OK"
Gmail
Passaggio 1
Apri un browser Web e accedi a Gmail account.
Passaggio 2
Fai clic sull'immagine dell'ingranaggio nella parte superiore dello schermo per aprire il menu delle impostazioni di Gmail. Fai clic su "Impostazioni posta". Viene visualizzata la pagina Impostazioni posta con la scheda Generale selezionata.
Passaggio 3
Scorri verso il basso la pagina fino a raggiungere la sezione "Firma" della scheda Generale.
Passaggio 4
Seleziona il pulsante di opzione accanto al tuo indirizzo Gmail. Inserisci la tua notifica di riservatezza nell'apposito campo.
Fai clic su "Salva modifiche" nella parte inferiore della pagina.
Suggerimenti
L'Università di Medicina e Odontoiatria del New Jersey offre un esempio di avviso di riservatezza che "AVVISO DI RISERVATEZZA: questa comunicazione e-mail può contenere informazioni private, confidenziali o legalmente riservate destinate al solo uso del destinatario designato e /o debitamente autorizzato. Se non sei il destinatario previsto o hai ricevuto questa e-mail per errore, si prega di avvisare immediatamente il mittente via e-mail ed eliminare definitivamente tutte le copie di questa e-mail, inclusi tutti gli allegati senza leggerli. Se si è il destinatario previsto, proteggere i contenuti in modo conforme a tutti gli stati applicabili e /o requisiti federali relativi alla privacy e alla riservatezza di tali informazioni. "
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