Quale approccio dovrebbe adottare un tecnico quando riceve una chiamata da un cliente stressato?

Stai calmo: Abbina la calma del cliente. Una voce senza stress tende a calmare un po’ il cliente.

Ascolto attivo: Dai loro l'opportunità di esprimere la loro frustrazione senza interruzioni. Convalidare i sentimenti prima di offrire soluzioni.

Empatia: Riconosci i punti critici del cliente e fagli sapere che capisci il suo problema.

Rimani professionale: Mantieni la compostezza quando il cliente diventa eccessivamente esplicito. Sii educato e rispettoso in ogni momento.

Isolare il problema chiave: Porre domande pertinenti per comprendere il nocciolo del problema.

Offri una risoluzione rapida: Una volta identificato il problema, presentare eventuali soluzioni o soluzioni alternative (se possibile).

Documentare la chiamata: Registra i dettagli pertinenti della conversazione per riferimento futuro.

Aggiornamenti regolari dello stato( Se si tratta di un processo lungo):mantieni il cliente aggiornato sullo stato del suo reclamo