Come utilizzare Excel per Daycare presenze

Se si dispone di un asilo nido o di altra struttura per l'infanzia , è importante per monitorare la presenza di ogni bambino che sta attualmente iscritti . Gli strumenti in Microsoft Excel rendono relativamente semplice per gli insegnanti e dirigenti scolastici per monitorare la frequenza dei bambini - se si desidera tenere traccia esso per una settimana, mese o anno . A seconda di come si desidera visualizzare i dati di fogli di calcolo , è possibile creare grafici e diagrammi per rappresentare la presenza o assenza di ogni bambino nel vostro impianto di asilo nido .
Istruzioni creazione del modello
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Aprire una nuova cartella di lavoro di Excel con 13 fogli di lavoro . È possibile aggiungere fogli di lavoro facendo clic sulle schede nella parte inferiore della pagina . Ogni singolo foglio di lavoro dovrebbe rappresentare un mese , con il foglio di lavoro finale utilizzato per tabulazioni anno -to-date .
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Unisci le celle da C1 a AI1 . Digitare il nome del mese , seguito da l'anno nella cella unita . Centrare il testo , aumentare la dimensione del carattere grassetto e il lettering per rendere la voce visibile . Aggiungere colore o altri elementi di design per soddisfare le vostre preferenze .
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Tipo la voce "Cognome " nel campo A2 e "Nome" nel campo B2 . Rendere il testo spiccano rendendo il carattere in grassetto e aumentando la dimensione del testo .
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Aggiungi una colonna finale alla fine nella cella AJ1 per catalogare automaticamente il numero di assenze per il mese. Questa colonna utilizzare la formattazione condizionale per determinare quanti giorni ogni bambino è stato assente .
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Inserire le date del mese nelle colonne tra C2 e AI2 . Applicare l'ombreggiatura per le vacanze e week-end quando non prenderà record di presenze .
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Tipo nome e cognome di ogni bambino nelle righe sotto le teste delle colonne corrispondenti . Ordinare le informazioni in base al cognome , classe , o una combinazione dei due.
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Copia e incolla questo modello in tutti e 12 i fogli di lavoro. Avrai ancora bisogno di personalizzare le informazioni su ogni foglio di lavoro comunque, cambiando il titolo al mese corretto e aggiornare le date per rappresentare il corretto numero di giorni del mese .
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Create un codice per la compilazione del record di presenze . Forse , "P" per il presente e "A" per assente .
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inserire una formula nella colonna mese - a - data per catalogare automaticamente il numero di assenze ogni bambino ha al mese. Se si sta utilizzando "A" per assente , la formula per il primo figlio è : COUNTIF ( $ C3 : $ CAI3 , "A") . La formula mista - cella può quindi essere copiato e incollato a ogni riga della colonna .

La formula precedente assume che C3 è la prima voce del mese per il primo figlio elencati sul foglio di calcolo. Modificare la formula , se necessario, in modo che i campi selezionati includono l'intero intervallo di date per il mese .
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Copiare le formule in ciascuno dei 12 fogli di lavoro . Verificate bene le formule per assicurare che siano corrette .
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copiare e incollare il nome e il cognome dei figli nell'ultimo foglio di lavoro se si vuole catalogare il numero di assenze nel corso dell'anno . Assicurati di includere voci appropriate , se necessario.
Tabulating l' inizio anno Somma
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creare una formula per tabulare il numero di assenze per ogni bambino al nido struttura. Per creare la formula , digitare " = somma ( " nel campo anno -to-date per il primo figlio della lista .
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Clicca sul primo foglio di lavoro e fare clic sul totale mensile per il primo figlio della lista .
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Tenere premuto il tasto MAIUSC sulla tastiera e fare clic sul foglio di lavoro il mese finale del . Clicca sul totale mensile per il primo figlio della lista e premere il tasto INVIO . la formula sarà simile , " = somma ( ' Gennaio: Dicembre' ! AI3 ) . ».
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Copia e passato la formula nella colonna anno -to-date per ogni bambino della lista