Quando un file aziendale di QuickBooks ha avuto molte transazioni per un lungo periodo di tempo, lo spazio occupato dal software QuickBooks aumenta. Ciò può causare rallentamenti estremi del processo operativo QuickBooks. La soluzione a questo è di archiviare gli anni precedenti dei file dell'azienda. Nelle versioni precedenti di QuickBooks, questo processo era chiamato "archiviazione"; nelle versioni più recenti, si chiama "ripulisci i dati dell'azienda". Questo processo condensa i file aziendali dell'anno precedente rimuovendo i dettagli di ciascuna transazione chiusa, lasciando solo i totali.
Crea e salva un backup
Passaggio 1
Inserisci un flash unità o CD-ROM nel computer.
Passaggio 2
Fare clic sul pulsante "File" nella barra dei menu in alto, quindi selezionare "Salva copia o backup". Ti verrà chiesto dove desideri salvare questo backup; scegliere l'unità flash o il CD-ROM.
Fare clic nella casella "Nome del file" e digitare "Archiviato" prima dell'estensione. Fai clic su "OK" e verrà eseguito il backup del file sull'unità flash o sul CD-ROM.
Archivia il file
Passaggio 1
Fai clic su "File" nella barra dei menu in alto ". Quando si apre la finestra successiva, fai clic su "Pulisci dati azienda".
Passaggio 2
Seleziona "Rimuovi transazioni a partire da una data specifica". La data scelta sarà la data di chiusura; tutte le transazioni precedenti a tale data verranno condensate e i dettagli di tali transazioni verranno rimossi.
Passaggio 3
Fai clic su "Avanti" per aprire la finestra successiva, in cui sceglierai criteri aggiuntivi per la rimozione delle transazioni. Esistono quattro opzioni: rimuovere transazioni bancarie e di carta di credito non chiarite; rimuovere le transazioni contrassegnate per essere stampate; rimuovere fatture e preventivi contrassegnati per l'invio; rimuovere le transazioni contenenti costi non fatturati o non rimborsati. Fai clic su "Avanti".
Passaggio 4
Scegli di eliminare gli elementi che non hanno transazioni nella finestra successiva che si apre. Questi articoli includono conti, clienti, fornitori, altri nomi, articoli di fattura e note "Da fare".
Fai clic su "Inizia pulizia". Salvare il file ripulito sul desktop o sul disco rigido esterno per continuare a lavorare in QuickBooks.
Suggerimento
I contabili in genere archiviano i dati di QuickBooks dopo la fine dell'anno fiscale. Se hai un numero di transazioni che non sono state chiuse, potresti prendere in considerazione l'archiviazione delle transazioni a partire da due anni prima.
Avviso
Conserva il file di backup in un luogo sicuro nel caso in cui sia necessario tornare a una transazione specifica per i dettagli su una transazione chiusa.
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