Anche se potrebbe sembrare un gioco da ragazzi, in realtà c'è un po 'di arte per organizzare un incontro di lavoro via e-mail. Se prevedi di includere il pranzo con la riunione, avrai alcune altre cose da considerare. L'idea di base qui non è di pensarci troppo e di sprecare tempo prezioso o tempo personale con i dettagli - ma allo stesso tempo, vorrai tenere a mente i bisogni e le motivazioni dell'altra persona.
Passaggio 1
Scrivi un'informazione pertinente nella riga dell'oggetto dell'e-mail, indicando che l'e-mail è un invito a pranzo. Non usare fastidiose lettere maiuscole o emoticon nella riga dell'oggetto - o ovunque nella comunicazione aziendale, per quella materia. Invece, indica il tuo scopo in modo chiaro e professionale; ad esempio, potresti semplicemente digitare "Lunch meeting Wednesday?" o qualcosa di simile.
Passaggio 2
Inizia con un saluto cordiale e professionale. Se sei su un nome di battesimo con questo contatto commerciale, è OK rivolgersi alla persona con il suo nome nel messaggio di saluto, ad esempio "Caro Scott" o semplicemente "Scott:". Se non conosci molto bene la persona, usa il cognome e "Mr." o "Ms."
Passaggio 3
Indica che desideri incontrare la persona per un appuntamento a pranzo, quindi spiega perché desideri incontrarti.
Passaggio 4
Fornisci alcune opzioni per la data e l'ora, in base alla tua conoscenza del programma della persona. Se incontri un proprietario di un ristorante il cui ristorante offre un affare speciale il venerdì, per esempio, non chiedergli di incontrarsi di venerdì. Indica alla persona i giorni e gli orari in cui sei disponibile, offrendo alcuni giorni o orari tra cui scegliere. Puoi anche lasciare la data e l'ora a discrezione dell'altra persona, ma farlo potrebbe significare più e-mail avanti e indietro per decidere effettivamente una data reciprocamente conveniente.
Passaggio 5
Suggerisci un pochi ristoranti che ritieni appropriati per il tipo di riunione che stai per avere. Ad esempio, se hai dettagli seri e intimi per discutere degli affari della persona, è probabilmente una cattiva idea suggerire di incontrarti al pub locale dove si riuniscono regolarmente tutti i suoi amici. Allo stesso modo in cui hai suggerito più date e orari, suggerisci alcuni luoghi per dare all'altra persona la possibilità di scegliere.
Passaggio 6
Comunica al destinatario i suoi prossimi passi, così come tutti i dettagli che ha potrebbe voler conoscere il tuo follow-up. Se devi ricevere una risposta entro un certo lasso di tempo per poter mantenere libero il tuo programma, informalo in modo cortese. Se sarai fuori città per alcuni giorni dopo l'e-mail, comunicagli che tornerai da lui al tuo ritorno.
Esci in modo cordiale, come "Cordiali saluti", oppure "Saluti." Se le tue e-mail non hanno una linea di firma automatica allegata che fornisce i tuoi dettagli di contatto, assicurati di fornire il tuo numero di telefono e qualsiasi altra informazione di contatto importante nella parte inferiore dell'e-mail.
Suggerimento
Mantieni il corpo dell'email breve e dolce. Le persone di affari ricevono molte e-mail e non vuoi che le tue siano così lunghe che il destinatario le elimini o le salti prima di leggere l'intera cosa.
Computer © www.354353.com